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FAQ

Wir sind für Sie da!

Hier finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten rund um unsere Hard- und Softwarelösungen.
Für weitere Hilfe nutzen Sie bitte den Horn & Görwitz-Support.

Welche Dokumente kann ich im DMS archivieren?

Prinzipiell kann im DMS jedes Dateiformat abgespeichert werden, von gescannten Papierdokumenten in Form von Bilddateien über Office-Vorlagen bis hin zu Musiktracks oder Emails. Das DMS bietet zum Archivieren dieser Dateien und Dokumente verschiedenste Funktionen und Automatismen. Mehr Informationen finden Sie unter Lösungen.

Darf ich Unterlagen nach dem Scan vernichten?

Nach dem Archivieren im DMS dürfen Sie Ihre Original-Dokumente in Papier vernichten, sofern folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • das Verfahren der elektronischen Archivierung - und dies betrifft nicht nur das DMS selbst - entspricht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.
  • die Verfahren sind in einer Verfahrensdokumentation beschrieben.
  • keine weiteren Rechtsvorschriften außer dem Handelsrecht und der Abgabenordnung verlangen die Aufbewahrung im Original (z. B. Mietrecht).


Folgende Dokumente sollten Sie immer im Original (Papier) aufbewahren:

  • Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
  • Beurkundete oder Beglaubigte Dokumente
  • Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen, Testamente
  • Urteile, Gerichtsbeschlüsse, gerichtliche Vergleiche, notarielle Urkunden, Vollstreckungsunterlagen
  • Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel
  • Dokumente, die nur in Papierform als Beweismittel anerkannt werden (z. B. Vollmachten)
  • Dokumente, die Rechte verkörpern (z. B. Wertpapiere)
  • Dokumente, auf die ein Dritter einen Herausgabeanspruch im Original hat (z. B. Schecks)
  • bei Rechnungen, die außerhalb von Deutschland vorgelegt werden müssen, müssen Sie die geltenden Vorschriften des entsprechenden Landes beachten!

Was passiert bei einer digitalen Betriebsprüfung?

Bei einer digitalen Betriebsprüfung wird inhaltlich ebenso geprüft wie in Papierform. Lediglich die Zugriffs- und Auswertungsverfahren sind andere. Unterschieden wird dabei in die Zugriffsverfahren

Z1: Prüfung unmittelbar am DV-System
Z2: Prüfung mittelbar am DV-System (z. B. durch einen Mitarbeiter)
Z3: Überlassung eines maschinell auswertbaren Datenträgers.

Die Daten der Finanzbuchhaltung wird der Prüfer als GDPdU-Ausgabe verlangen, um sie mit seiner Prüfsoftware IDEA prüfen zu können. Andere Dokumente werden in der Regel in dem System geprüft, in dem sie erzeugt wurden. Für gescannte Eingangsrechnungen ist dies das Dokumenten-Management-System. Dokumente, die im DMS archiviert wurden, können auf Verlangen nach allen Zugriffsverfahren zur Verfügung gestellt werden.

 

Ist das DMS revisionssicher?

Natürlich entspricht das DMS den Anforderungen der Abgabenordnung, den GDPdU sowie allen gängigen Rechtsvorschriften zur elektronischen Archivierung. Die Revisionssicherheit besteht allerdings aus mehr Komponenten als nur der reinen Software, darunter ausfallsichere Hardware, ein entsprechendes Datensicherheitskonzept sowie ordnungsgemäße Verfahren. Diese Komponenten müssen Sie in einer Verfahrensdokumentation beschreiben.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation müssen alle organisatorischen und technischen Aspekte dokumentiert sein, die für die Nachvollziehbarkeit von Prozessen betreffend des DMS erforderlich sind. Ziel ist es, dass ein fachkundiger Dritter (z. B. der Prüfer) sich anhand der Verfahrensdokumentation einen Überblick über die Ordnungsmäßigkeit der Lösung sowie deren Einsatz in Ihrem Unternehmen verschaffen kann.

Anwender des DMS erhalten von uns ein Muster, in dem bereits alle programmtechnischen Aspekte des DMS beschrieben sind. Darüber hinaus ist die Verfahrensdokumentation um die individuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu ergänzen.

Dazu gehören zum Beispiel die Systemumgebung inkl. Datensicherheitskonzept, die Abläufe der einzelnen Arbeitsschritte in Bezug auf das Dokumenten-Management-System sowie deren Kontrolle. Sie erhalten dafür eine Checkliste, die Sie Punkt für Punkt abarbeiten können. Viele der benötigten Inhalte sind aufgrund von Prüfungen nach ISO 9001 oder Zertifizierungen bereits vorhanden. So können Netzwerkpläne, Datensicherungsprotokolle und Dienstanweisungen einfach in die Verfahrensdokumentation eingebunden werden.

Gerne helfen wir Ihnen auch bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation - bitte sprechen Sie uns an!

Welche Hardware muss ich für das DMS einsetzen?

DMS ist so konzipiert, dass das System in der Regel auf vorhandener Hardware aufgesetzt werden kann. Sowohl für Server als auch für Clients gelten geringe Anforderungen, so dass die Investitionskosten minimiert werden. An Arbeitsplätzen, die archivierte Dokumente in anderen DV-Systemen weiterverarbeiten (z. B. Buchhaltung, Auftragsabwicklung) sollte ein Zwei-Monitor-Betrieb eingerichtet werden.

Was mache ich mit meinen Altbelegen?

Immer wieder kommt bei Anwendern die Frage auf, ob Altbelege des Papierarchivs bei Einsatz eines DMS nachgescannt werden sollen. Dies kann nach organisatorischen Gesichtspunkten natürlich Sinn machen, muss aber nicht zwangsläufig erfolgen. Stellen Sie sich kritisch die Frage, wie oft Sie tatsächlich noch auf die Altbelege zugreifen müssen und ob sich der Aufwand des nachträglichen Digitalisierens rechtfertigt. Digitale Altbelege können häufig über Automatismen nachträglich ins DMS importiert werden.

Wenn Sie sich dafür entscheiden alte Papierbelege im DMS zu archivieren, können Sie auf Scandienstleister zurückgreifen. Diese verfügen über Hochleistungsgeräte und können den Scanvorgang somit häufig weitaus günstiger und schneller durchführen.

Welche Variante der E-Mail Archivierung soll ich einsetzen?

Auch E-Mails welche Handelsbriefe sind, sind nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtig. Da sie originär digitalen Ursprungs sind, reicht dabei ein Ausdruck auf Papier nicht aus. Es gilt, E-Mails originär und unverändert zu archivieren. Dabei haben sich in der Praxis zwei Varianten der E-Mail Archivierung etabliert:


Serverbasierte Archivierung
Alle bzw. alle eingehenden E-Mails mit bestimmten Schlagworten (z. B. Auftrag, Angebot, Bestellung, Anfrage etc.) werden noch vor der Zustellung an den Empfänger am Server archiviert. Damit ist eine maximale Unveränderbarkeit der E-Mails sichergestellt. E-Mail-Body (Text), E-Mail-Anhänge sowie Indexfelder der E-Mail (von, an, Betreff, Datum) werden automatisch abgegriffen und als Suchfelder im DMS bereit gestellt.
Wenn Sie erwägen dieses Verfahren einzusetzen, empfehlen wir Ihnen unbedingt, Regelungen für den Umgang mit privaten E-Mails zu treffen. Das könnten unter anderem die zwei folgenden Varianten sein:

  • die private Nutzung der E-Mail Adressen wird untersagt und das Verbot regelmäßig kontrolliert.
  • privater E-Mail-Verkehr wird nur über ein separates Postfach, entweder im hauseigenen Netz oder bei Internetanbietern (z. B. gmx, web, googlemail etc.), zugelassen

Andernfalls laufen Sie Gefahr, als Telekommunikationsanbieter das Fernmeldegeheimnis zu verletzen, was empfindliche Strafen nach sich ziehen kann!
Die Zuverlässigkeit dieser Variante kann bei Einschränkung von Schlagworten nur begrenzt gewährleistet werden, da im informellen E-Mail Verkehr nicht immer alle relevanten Begriffe in der E-Mail verwendet werden. Bei Archivierung aller eingehenden E-Mails ohne Selektion kann die Datenflut an nicht steuerrelevanten E-Mails enorm sein und unnötige Speicherkapazitäten verbrauchen.

Clientbasierte Archivierung
Alle E-Mails werden zunächst an den Postkorb des Empfängers weitergeleitet. Hier entscheidet der Benutzer per Knopfdruck selbst, welche E-Mail archiviert wird und kann weitere Schlagworte für die Suche eingeben, z. B. Kunden-Nummer, Projekt-Nummer etc. E-Mail-Body (Text), E-Mail-Anhänge sowie Indexfelder der E-Mail (von, an, Betreff, Datum) werden automatisch abgegriffen und als Suchfelder im DMS bereit gestellt.
Die Zuverlässigkeit dieser Variante hängt entscheidend von der Qualifikation der Mitarbeiter ab. Dienstanweisungen, regelmäßige Informationen und Schulungen können dem Abhilfe schaffen

Hilfe?

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Unsere freundlichen Horn & Görwitz-Berater stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung und helfen Ihnen weiter.

Stellen Sie uns einfach Ihre Frage im nebenstehenden Formular uns einer unserer Berater wird diese zügig per E-Mail beantworten.

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Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

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