„Seit mehr als 119 Jahren überzeugt Horn & Görwitz
als Berliner Traditions-unternehmen mit Qualität
und Fachkompetenz.“

Glossar

Wir sind für Sie da!

Auf dieser Hilfeseite können Sie das Glossar nach Begriffen und Themen durchsuchen.
Für weitere Hilfe nutzen Sie bitte den Horn & Görwitz-Support.

A

Abgabenordnung: grundlegendes Gesetz des deutschen Steuerrechts. Enthält geltende Regelungen für das Besteuerungsverfahren.

Ablage: kurz- und mittelfristige Aufbewahrung von Dokumenten für eine bessere Verwaltung und schnelleres Wiederfinden. Zentraler Bestandteil eines DMS.

Ablagestruktur: kundenspezifisches Ordnungssystem zur Dokumentenklassifikation und -zuordnung für ein rasches Wiederfinden.

ActiveX: Microsoft Softwarekomponenten-Modell für aktive Inhalte.

AddIn: Ergänzung bestehender Software durch Zusatzfunktionen, z. B. ein „Archivieren-Button“ in MS Word.

AO: Abgabenordnung

Archiv: Langfristige Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten.

Archivdrucker: virtueller Drucker zum Archivieren von Dokumente aus allen Anwendungen; direkter Druck ins DMS.

Archivsystem: langfristige Aufbewahrung und Verwaltung digitaler Dokumente. Der Zugriff in reinen Archivsystemen erfolgt i. d. R. nur lesend. Zentraler Bestandteil eines DMS.

Auschecken: „Entnahme“ von Dokumenten aus einem DMS zum Bearbeiten. In dieser Zeit sind die Belege schreibgeschützt und nur zur Ansicht vorhanden.

Anschließend, Einchecken

 

B

Barcode: maschinell lesbare Schriftart aus Balken und Strichen.

C

CAD: (Computer Aided Design) Computer unterstütztes Konstruieren von technischen Zeichnungen.

Client: befindet sich als System innerhalb eines Netzwerkes und ist auf die Dienstleistungen des Servers angewiesen.

Client- Server- Architektur: Möglichkeit, Aufgaben innerhalb eines Netzwerks zu verteilen. Der Client fordert dabei Aufgaben an, die der Server beantwortet.

CMS: Content-Management-System

Code 39: Barcode-Schriftart für alphanumerischen Zeichensatz mit „*“ als Start- und Stopp-Zeichen.

COLD: (Computer Output on Laser Disc) Massenspeicherung von Druckdaten auf Laser-Disks (CD, DVD, BR, ...)

Content-Management-System: gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, bestehend aus Text- und Multimedia-Dokumenten.

D

DMS:  Dokumenten Management System

Dokument: Beleg zu einem Vorgang, kann aus mehreren Seiten bestehen.

Dokumenten-Management: datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dokumenten-Management-System: (DMS) Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Zentrale Bestandteile sind typischerweise die Archivierung sowie der Workflow.

Dokument-ID: (Dok- ID) jedes Dokument bekommt von dem System eine fortlaufende Nummer zur schnelleren und besseren Identifizierung.

Dokumentart: Kategorie zur Klassifikation von Dokumenten nach Sachbezug

(z. B. Eingangsrechnungen, Eingangs-Lieferscheine, Auftragsbestätigungen…)

Dokumentenscanner: Hochleistungsscanner zur Digitalisierung von Papierbelegen mit automatischem Einzug.

Drag & Drop: verschieben von Dateien mit Hilfe der gedrückten linken Maustaste.

 

E

EDI: (Electronic Data Interchange) vollautomatische, elektronische Übertragung von Daten zwischen Anwendungssystemen, z. B. elektronischer Rechnungsversand.

Einchecken: „Zurücklegen“ von Dokumenten in ein DMS nach vorherigem Bearbeiten. Zuvor  Einchecken

Ergebnisliste: Ergebnis einer Suchanfrage in Abhängigkeit der vom Benutzer gewählten Suchkriterien.

ERP: (Enterprise Ressource Planning) Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines Unternehmens. Typischerweise eingesetzt im Bereich Materialwirtschaft, Produktion, Controlling, Rechnungswesen u.a.

Eskalation: Zeitliche Überschreitung eines Workflow-Schrittes und damit Übertragen der Aufgabe an den Vorgesetzten.

G

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gesetzliche Vorgaben zur Auswertbarkeit von elektronischen Daten.

GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme. Gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Archivierung.

H

Handelsbrief: Schriftstück zur Vorbereitung oder Durchführung, für den Abschluss oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts. Handelsbriefe sind nach dem Gesetz aufbewahrungspflichtig (auch Emails!)!

Host: Computer, auf dem ein oder mehrere Server (Software) laufen.

HDD: (Hard Disk Drive) Festplatte

I

ICR: (Intelligent Character Recognition) Kontexterkennung, so kann die Erkennung „8aum“ (OCR) mittels ICR zu „Baum“ korrigiert werden.

Index: Schlagwort zu einem Dokument, welches für die Suche bereit steht. Mehrzahl: Indizes.

Indexierung: Verschlagwortung von Dokumenten zum besseren Wiederfinden.

Indizes: Mehrzahl von Index

L

Layer: („Schicht“, „Lage“) „transparente Folie“ mit Bearbeitungsvermerken, die über ein Dokument gelegt wird

M

Maskensuche: Suche nach einem Dokument über Indizes. Für jede Dokumentart können mehrere Suchmasken generiert werden, z. B. für verschiedene Abteilungen.

Metadaten: Daten zu einem archivierten Dokument (Indexinformationen, Erstellungsdatum, archivierende Person…).

Migration: Umstieg einer Software auf eine andere, konkret: Verschieben von archivierten Dokumenten in ein neues Archivsystem.

Mikrofilm: analoges Speichermedium für nicht kodierte Informationen. Früher häufig für Archivierung verwendet.

O

OCR: (Optical Character Recognition) optische Zeichenerkennung,Texterkennung.

ODBC: (Open Database Connectivity) standardisierte, herstellerunabhängige Datenbankschnittstelle auf Basis von SQL Datenbanksprache

P

PDF: (Portable Document Format) von Adobe Systems entwickeltes Dateiformat zur Plattform übergreifenden, d. h. vom Erstellungsprogramm unabhängigen, Weitergabe von Dokumenten.

Pflichtindex: Index, ohne den ein Dokument nicht archiviert werden kann / darf.

R

RAID: (Redundant Array of Independent Disks) Speicherung von Daten auf mehreren Festplatten mit Redundanzen (doppelte Datenhaltung) für eine höhere Datenverfügbarkeit bei Ausfall einer Festplatte.

Rechtestruktur: Jeder Anwender bzw. Anwendergruppen eines DMS erhalten bestimmte Rechte auf Dokumentarten und einzelne Funktionen. Datenschutz kann so auch für sensible Daten, z. B. aus der Finanzbuchhaltung, gewährleistet werden.

Revisionssicherheit: Begriff für die rechtskonforme elektronische Archivierung aufbewahrungspflichtiger bzw. -würdiger Dokumente nach HGB, AO, GoBS u. a.

S

Server (Software): Programm, das mit Clients kommuniziert und Zugang zu Diensten vermittelt.

Server (Hardware): Host.

Spooling: Trennung von Produktion und Weiterverarbeitung bzw. Ausgabe von Daten durch einen Puffer / Zwischenspeicher, z. B. bei Druckaufträgen.

SQL: (Structured Query Language) Datenbanksprache für rationale Datenbanksysteme zur Abfrage, Aktualisierung und Verwaltung von Daten.

SQL-Server: relationale Datenbanksysteme mit Abfragesprache SQL.

Stapeleinzug: automatischer Einzug von Dokumenten eines zu scannenden Stapels durch den Scanner.

Semi-Strukturierte Dokumente: Dokumente mit ähnlichem Inhalt jedoch unterschiedlichem Layout, z.B. Eingangsrechnungen verschiedener Lieferanten.

Strukturierte Dokumente: Dokumente mit ähnlichem Inhalt und gleichem Layout, z.B. Überweisungsträger, feste Formulare.

T

Texterkennung: Erkennung des Textes aus (meist papiergebundenen) Belegen und Bereitstellung dieses Volltextes für die Suche in einem DMS.

Thumbnail: Voransicht / Vorschau eines Bildes in Miniaturansicht.

TIFF: (Tagged Images File Format) Dateiformat zur Speicherung von Bildern.

TWAIN- Schnittstelle: Standard zum Austausch von Daten zwischen Bildeingabegeräten

U

Unstrukturierte Dokumente: Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt und unterschiedlichem Layout, z. B. diverser Schriftverkehr.

V

Versionierung: Historische Speicherung und Protokollierung von Änderungen bzw. Versionen eines Dokuments

Volltextsuche: Suche über ein Stichwort aus dem Text eines archivierten Dokuments.

Vorgangssteuerung: Workflow-Management

 

W

Wildcards: (engl. Begriff für die Spielkarte Joker) Platzhalter für vor oder hinter einem Begriff stehende Zeichen, typischerweise * oder %.

Workflow: (Arbeitsfluss) Digitale Abbildung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Typischer Bestandteil eines DMS.

Workflow Historie: Protokoll der im Workflow getätigten Bearbeitungen eines Dokuments.

Workflow-Stempel: Visueller Stempel in --> Layer –technik auf einem Dokument zur schnellen Ansicht eines erfolgten Workflow-Bearbeitungsschritts.

WORM: (Write once read many) Bezeichnung für Speichermedien, die nur einmal beschrieben, jedoch mehrfach gelesen werden können, z. B: CD, DVD.

Hilfe?

Sie sind auf der Suche nach etwas ganz Bestimmten? Benötigen Sie mehr Informationen zu unseren Leistungen oder möchten Sie noch mehr über unsere Lösungen erfahren?

Unsere freundlichen Horn & Görwitz-Berater stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung und helfen Ihnen weiter.

Stellen Sie uns einfach Ihre Frage im nebenstehenden Formular uns einer unserer Berater wird diese zügig per E-Mail beantworten.

Möchten Sie stattdessen lieber persönlich mit uns sprechen, dann rufen Sie uns einfach unter 030 - 3 49 84 222 an. 

Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

Schnellkontakt

Schnellkontakt
*Pflichtfelder

Brauchen Sie Hilfe?