02.03.2021

Dokumentenmanagement in der Rechnungsverarbeitung


Eine schnelle Rechnungsverarbeitung, ohne viel manuellen Aufwand, ist für viele Unternehmen von Bedeutung, um Durchlaufzeiten gering zu halten und Skontoerträge zu erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, bilden viele Firmen ihre internen Prozesse mit sog. Dokumentenmanagementsystemen ab. Diese Lösungen ermöglichen es Eingangsrechnungen – egal ob in elektronischer oder in Papierform – in einer einfach durchsuchbaren Sammlung revisionssicher zu archivieren. Damit wird der gesamte Eingangsrechnungsprozess automatisiert in digitaler Form abgebildet. Alle wichtigen Rechnungsinformationen werden automatisch vom System extrahiert. Im Anschluss werden die Rechnungen direkt an die zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet. In den Programmen sind die Arbeitsschritte des Workflows bereits vorkonfiguriert und dennoch an die persönlichen Bedürfnisse anpassbar. Daher ist eine solche Lösung sehr schnell einsatzbereit, bleibt aber trotzdem flexibel.

Zudem gibt es noch weitere Vorteile. Hierzu gehört zum Beispiel, dass bei einer vorkonfigurierten Lösung die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation bereits Bestandteil ist. Durch zahlreiche Schnittstellen zu gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen können erzeugte Dokumente automatisch archiviert und erstellte Buchungsdaten automatisch an das Zielsystem übergeben werden. Eine manuelle Datenübertragung entfällt komplett. Je nach Integration kann auch direkt aus der Fachanwendung heraus nach Belegen im Rechnungsarchiv gesucht werden.

Die Vorteile des Dokumentenmanagements bei der Rechnungslegung

Die Rechnungsbearbeitung nimmt in der Buchhaltung sehr viel Zeit in Anspruch. Hier müssen die Belege erfasst, zur Weitergabe übermittelt und im Anschluss kontiert, bezahlt und gebucht werden. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können die Rechnungen in Zukunft automatisch erfasst und archiviert werden. Dank der effizienten Workflows werden so die Rechnungen anschließend an die zuständigen Mitarbeiter zur Weiter- und Freigabe weitergeleitet, die diese direkt am Rechner oder von unterwegs freigeben können. Dieser Freigabeprozess wird damit erheblich beschleunigt sowie für alle Beteiligten anschaulicher. Bei der Betriebsprüfung achtet der Mitarbeiter vor allem darauf, ob die Rechnungsprogramme GoBD-konform arbeiten. Das bedeutet, dass er prüft, ob die Buchhaltung transparent, vollständig und nachvollziehbar ist. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist dies kein Problem. In dem digitalen Archiv werden nicht nur alle Rechnungsbelege revisionssicher abgelegt, sondern zugleich die dazugehörigen Verträge, E-Mails und andere Korrespondenzen. Durch eine Suchmaske ist dies zu jeder Zeit bequem abrufbar. Zudem sind vom Eingangsstempel in digitaler Form bis zum Zahlungsvermerk alle Schritte am Beleg direkt dokumentiert. Wenn ein Prüfer eine Einsicht verlangt, kann das Unternehmen entweder den Archivzugang mit allen notwendigen Zugriffsberechtigungen oder alternativ ein mobiles Archiv erstellen, welches der Prüfer einsehen kann.

Die Vorteile des DMS sind ein effizientes und schnelles Forderungsmanagement, der Abbau des bestehenden Papierarchivs, eine GoBD-konforme Archivierung und eine vollständige Dokumentation des Vorgangs. Weiterhin unterstützt Sie ein DMS durch automatische Prüfungen, ob ein Dokument bereits existiert, ob ein Lieferant im ERP-System neu anzulegen ist oder ob Pflichtangaben gem. Umsatzsteuergesetz fehlen. Für eine schnelle Erfassung der Rechnungen ist möglich auf Verknüpfungen des jeweiligen ERP-Systems zurückzugreifen und viele Informationen automatisch zu ergänzen. Die einfache Recherche und die automatische Erstellung von digitalen Akten nach Projekt- oder Vorgangsnummern rundet ein solches System ab.

Darüber hinaus können mit modernen Webformularen und ohne Programmieraufwand Informationen präzise und sicher erfasst werden, womit eine Datenerfassung deutlich verbessert und beschleunigt wird. Denn unleserliche Handschriften auf Papierformularen oder fehlerhafte PDF gehören damit der Vergangenheit an.

Die elektronischen Aus- und Eingangsrechnungen

Schon mit einem einfachen DMS können Eingangsrechnungen in elektronischer oder Papierform komfortabel verarbeitet und archiviert werden, da die Workflow-Funktion generell im Lieferumfang enthalten ist. Zusätzliche Module ermöglichen das Kontieren der Belege, das automatische Auslesen der Rechnungen im jeweiligen Format und die automatische Erkennung des Kunden sowie das Lesen von Kopfdaten. Dazu gehören unter anderem die Belegnummer und das Datum. Die erfassten Daten können bequem an die Finanzbuchhaltungssoftware des Unternehmens übergeben werden.

Dokumentenmanagementsysteme sind für die Rechnungsbearbeitung elektronischer Eingangsrechnungen prädestiniert. So kann das System jene als Anlage an E-Mails angehängten Rechnungen aus diesen extrahieren und als einzelne Dokumente anzeigen. Das ist sinnvoll, da in der Praxis einerseits gescannte Rechnungen und auch per E-Mail verschickte Rechnungen bearbeitet werden müssen. In einem Rechnungsprüfungsverfahren können beide Rechnungstypen gleichbehandelt werden.

Das DMS kann für die Eingangsrechnungsprüfung verwendet werden. Die Arbeitsabläufe bzw. Workflows sind individuell einstellbar. Mit dem Programm können die Unternehmen die gescannten und elektronischen Rechnungen schnell und einfach kontieren. Auch die Zahlung mit SEPA XML ist möglich. Wenn eine Ausgangsrechnung mit einem vom Bearbeiter definierten Bearbeitungsstatus im Programm abgelegt ist, kann es diese automatisch per E-Mail an einen zu dem Dokument oder beim entsprechenden Kunden hinterlegten Empfänger senden. Durch die schon im Standard der Programme vorhandene Workflow-Funktionalität können die Bearbeiter dafür sorgen, dass die elektronischen Rechnungen nur dann versendet werden, wenn diese vorher geprüft und freigegeben worden sind. Auf diese Weise können die Bearbeiter auch Ausgangsbelege wie zum Beispiel Auftragsbestätigungen verarbeiten.

Elektronische Rechnungen versenden und empfangen

Die Eingangs- und Lieferantenrechnungen werden gleich nach dem Posteingang in das DMS gescannt. Dieses trennt die Dokumente anhand von Barcodes, liest aus den gescannten Belegen mit einer bestimmten Logik den Absender und ordnet die Rechnung automatisch den Kunden- bzw. den Lieferantenstammdaten zu. Alle Rechnungen im entsprechenden Format (X-Rechnung, ZUGFeRD) können automatisch ausgelesen und weiterbearbeitet werden. So kann jedes Dokument an den zuständigen Sachbearbeiter zum Beispiel im Vertrieb, im Kundendienst oder in der Buchhaltung weitergeleitet werden und kommt im elektronischen Postkorb des zuständigen Mitarbeiters an.

Ein Versand von Rechnungen im jeweiligen Format soll die weitere Verarbeitung der Belege erheblich effizienter gestalten. Außer der visuellen Darstellung des Beleges sind im Dokument schon die Buchungsdaten enthalten. Das Programm liest diese Daten der Rechnung vollautomatisch aus. Der Bearbeiter kann diese komfortabel und schnell weiterbearbeiten und den Vorgaben entsprechend buchen. Über die integrierten Standardschnittstellen übergeben die Sachbearbeiter die Daten an die Finanzbuchhaltung.

Durch eine elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen behalten die Bearbeiter die Kontrolle über alle Termine und Fristen. Ist beispielsweise ein Mitarbeiter erkrankt, bleibt die jeweilige Rechnung nicht unbemerkt liegen, sondern wird beizeiten vor Ablauf der Frist automatisch an vertretende Kollegen weitergeleitet, welche die Bearbeitung dann übernehmen können. Kennt der neue Bearbeiter den Vorgang noch nicht, findet er alle nötigen Informationen zur Prüfung der Inhalte in der elektronischen Akte im DMS. Damit verlieren die Unternehmen nie mehr ein Skonto und zugleich geht die Wahrscheinlichkeit eventueller Mahngebühren gegen Null. Dies ist vor allem deshalb sinnvoll, da in der Praxis sowohl gescannte Rechnungen und als auch per E-Mail gesendete Rechnungen bearbeitet werden müssen.

Zudem wird das Programm für die Eingangsrechnungsprüfung verwendet. Die Arbeitsabläufe sind hierin individuell einstellbar. Der Prüfungsablauf kann so aussehen, dass beim Posteingang die Eingangsrechnungen gescannt werden. Die Posterkennung des DMS ordnet alle Belege den entsprechenden Kreditoren zu. Im Anschluss werden alle Daten aus den Rechnungen, wie die Rechnungsnummer, die Bestellnummer und das Datum ausgelesen und abgespeichert. Dann werden die Rechnungen an die zur Prüfung verantwortlichen Bearbeiter verteilt. Die jeweiligen Sachbearbeiter finden diese Rechnungen, für welche sie zuständig sind, in dem persönlichen Posteingang und bekommen bei Bedarf vom DMS eine zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung mit dem Link zu dem entsprechenden Beleg. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in der Rechnungsverarbeitung macht sich also aufgrund einer Vielzahl von Faktoren mehr als bezahlt. Zudem lässt sich das einmal in das Unternehmen eingeführte System auch in andere Abteilungen, Bereiche und Workflows integrieren. Prozesse werden schneller, kontrollierter und deutlich effizienter.

Damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, welches Potenzial in der Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung liegt, können Sie die Kosteneinsparungen überschlagen, indem Sie die Anzahl Ihres jährlichen Rechnungsaufkommens ein- und ausgehender Rechnungen mit einem Einsparungsbetrag von 5 bis ca. 10 € multiplizieren.

Für weitere Fragen zum Thema Dokumentenmanagement in der Rechnungsverarbeitung stehen wir Ihnen telefonisch und per E-Mail zur Verfügung.

Ansprechpartner Horn & Görwitz:
Herr Salam Rubaii | 030-34984-775
dms[ät]horn-goerwitz.de


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