Scan-Management – Prozessoptimierung ganz nebenbei

Horn & Görwitz-Lösungen für ein umfassendes Scan-Management bringen weitaus mehr Vorteile als nur ein weitgehend papierfreies Unternehmen: Sie erlauben eine tief greifende Nutzung aller Informationen, ermöglichen eine sichere und zugleich platzsparende Archivierung, verbessern den Kundenservice und erleichtern die Zusammenarbeit im Unternehmen. Mehr noch: Ganz nebenbei lassen sich mit dem Horn & Görwitz Scan-Management Geschäftsprozesse so optimieren, dass Ihr Unternehmen insgesamt an Effizienz gewinnt.

Unsere Scan-Management Lösungen nutzen Ihre vorhandene Infrastruktur. Beim Scan-Vorgang werden die auf den Papierdokumenten enthaltenen Texte in digitale Daten umgewandelt (Texterkennung/OCR), die dann leicht bearbeitet, weiterverwendet und archiviert werden können. Bilder von Papierdokumenten werden digital optimiert, auch Bar- und QR-Codes können erfasst und verarbeitet werden. Die digitalisierten Inhalte bilden dann zusammen mit anderen Daten und Dokumenten (z. B. E-Mails, Faxe, MS-Office-Dateien, XML-Datenströme etc.) die Informationsbasis Ihres Unternehmens.

Informationen überall, wo sie gebraucht werden

Ein entscheidender Vorteil eines umfassenden Scan-Managements ist, dass Sie die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente mit maßgeschneiderten Prozessen (Workflows) verknüpfen können: Die entsprechenden Daten werden teilweise oder vollständig an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, direkt oder modifiziert per Fax oder E-Mail verschickt oder auf Servern abgelegt. Verschiedene Workflows können zudem automatisiert angestoßen werden, etwa auf Grundlage bestimmter Schlagworte oder im Papierdokument enthaltener Textfelder. Auch die Integration in DMS-, Archiv-, oder Unified-Messaging-Systeme ist leicht zu realisieren.

Ganz einfach per Knopfdruck

Damit Ihre Mitarbeiter dies ganz mühelos bewerkstelligen, können verschiedenen Scannern oder Multifunktionsdruckern unterschiedliche Workflows zugeordnet werden: Es genügt dann ein einfacher Druck auf eine Schaltfläche am jeweiligen Gerät.

Optimierte Geschäftsprozesse

Besondere wertvoll für Ihr Unternehmen ist zudem, dass die Daten mit der Horn & Görwitz-Lösung ganz einfach in Ihr ERP-System (SAP, MS Dynamics, proAlpha etc.) überführt werden können. Selbstverständlich beraten wir Sie hierbei auch bei der idealen technischen Umsetzung und zeigen Ihnen, welche Prozessoptimierungen besonders effektiv sind. Neue Möglichkeiten ergeben sich dabei zum Beispiel in den Bereichen CRM, Warenwirtschaft und Logistik, Business Intelligence sowie im Verkauf und Support.

Vorteile des Horn & Görwitz Scan-Managements

• Individuelle, flexible Workflow-Optimierung für Mitarbeiter, Abteilungen und Projekte
• Die nahtlose Integration in Ihr ERP-Systeme steigert Ihre Möglichkeiten in vielen Arbeitsbereichen.
• Die Inhalte der gescannten Dokumente können direkt – vollständig oder auszugsweise – in Ihren IT-Applikationen genutzt werden.
• Kommunikation, Zusammenarbeit und Kunden-Support werden vereinfacht und verbessert.
• Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen etwa zur Dokumentenarchivierung wird sichergestellt.
• Verringerung der Fehlerquoten durch weniger manuelle Bearbeitung
• Vorkonfigurierte Zielverzeichnisse machen Fehlablagen nahezu unmöglich.
• Automatische Konvertierung der gescannten Dokumente in alle gängigen Dateiformate (z. B. Word, Excel, PDF etc.)
• Texterkennung (OCR) und Konvertierung des erkannten Textes in Ausgabeformate wie PDF, PDF/A, RTF, XLS etc.
• Automatische Erkennung und Weiterleitung von Dokumententypen (z. B. Lieferscheine, Bestellformulare)

Beratung

Gerne informieren wir Sie auch ausführlich in einem persönlichen Beratungsgespräch über die Vorteile des Horn & Görwitz Scan-Managements.
Am besten gleich anrufen und Termin vereinbaren unter Tel. 030 - 3 49 84 0.