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Horn & Görwitz: Glossar

Glossar

Wir sind für Sie da!

Auf dieser Hilfeseite können Sie das Glossar nach Begriffen und Themen durchsuchen.
Für weitere Hilfe nutzen Sie bitte den Horn & Görwitz-Support.

A

Abgabenordnung: grundlegendes Gesetz des deutschen Steuerrechts. Enthält geltende Regelungen für das Besteuerungsverfahren.

Ablage: kurz- und mittelfristige Aufbewahrung von Dokumenten für eine bessere Verwaltung und schnelleres Wiederfinden. Zentraler Bestandteil eines DMS.

Ablagestruktur: kundenspezifisches Ordnungssystem zur Dokumentenklassifikation und -zuordnung für ein rasches Wiederfinden.

ActiveX: Microsoft Softwarekomponenten-Modell für aktive Inhalte.

AddIn: Ergänzung bestehender Software durch Zusatzfunktionen, z. B. ein „Archivieren-Button“ in MS Word.

AO: Abgabenordnung

Archiv: Langfristige Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten.

Archivdrucker: virtueller Drucker zum Archivieren von Dokumente aus allen Anwendungen; direkter Druck ins DMS.

Archivsystem: langfristige Aufbewahrung und Verwaltung digitaler Dokumente. Der Zugriff in reinen Archivsystemen erfolgt i. d. R. nur lesend. Zentraler Bestandteil eines DMS.

Auschecken: „Entnahme“ von Dokumenten aus einem DMS zum Bearbeiten. In dieser Zeit sind die Belege schreibgeschützt und nur zur Ansicht vorhanden.

Anschließend, Einchecken

 

B

Barcode: maschinell lesbare Schriftart aus Balken und Strichen.

C

CAD: (Computer Aided Design) Computer unterstütztes Konstruieren von technischen Zeichnungen.

Client: befindet sich als System innerhalb eines Netzwerkes und ist auf die Dienstleistungen des Servers angewiesen.

Client- Server- Architektur: Möglichkeit, Aufgaben innerhalb eines Netzwerks zu verteilen. Der Client fordert dabei Aufgaben an, die der Server beantwortet.

CMS: Content-Management-System

Code 39: Barcode-Schriftart für alphanumerischen Zeichensatz mit „*“ als Start- und Stopp-Zeichen.

COLD: (Computer Output on Laser Disc) Massenspeicherung von Druckdaten auf Laser-Disks (CD, DVD, BR, ...)

Content-Management-System: gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, bestehend aus Text- und Multimedia-Dokumenten.

D

DMS:  Dokumenten Management System

Dokument: Beleg zu einem Vorgang, kann aus mehreren Seiten bestehen.

Dokumenten-Management: datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dokumenten-Management-System: (DMS) Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Zentrale Bestandteile sind typischerweise die Archivierung sowie der Workflow.

Dokument-ID: (Dok- ID) jedes Dokument bekommt von dem System eine fortlaufende Nummer zur schnelleren und besseren Identifizierung.

Dokumentart: Kategorie zur Klassifikation von Dokumenten nach Sachbezug

(z. B. Eingangsrechnungen, Eingangs-Lieferscheine, Auftragsbestätigungen…)

Dokumentenscanner: Hochleistungsscanner zur Digitalisierung von Papierbelegen mit automatischem Einzug.

Drag & Drop: verschieben von Dateien mit Hilfe der gedrückten linken Maustaste.

 

E

EDI: (Electronic Data Interchange) vollautomatische, elektronische Übertragung von Daten zwischen Anwendungssystemen, z. B. elektronischer Rechnungsversand.

Einchecken: „Zurücklegen“ von Dokumenten in ein DMS nach vorherigem Bearbeiten. Zuvor  Einchecken

Ergebnisliste: Ergebnis einer Suchanfrage in Abhängigkeit der vom Benutzer gewählten Suchkriterien.

ERP: (Enterprise Ressource Planning) Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines Unternehmens. Typischerweise eingesetzt im Bereich Materialwirtschaft, Produktion, Controlling, Rechnungswesen u.a.

Eskalation: Zeitliche Überschreitung eines Workflow-Schrittes und damit Übertragen der Aufgabe an den Vorgesetzten.

G

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Gesetzliche Vorgaben zur Auswertbarkeit von elektronischen Daten.

GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme. Gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Archivierung.

H

Handelsbrief: Schriftstück zur Vorbereitung oder Durchführung, für den Abschluss oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts. Handelsbriefe sind nach dem Gesetz aufbewahrungspflichtig (auch Emails!)!

Host: Computer, auf dem ein oder mehrere Server (Software) laufen.

HDD: (Hard Disk Drive) Festplatte

I

ICR: (Intelligent Character Recognition) Kontexterkennung, so kann die Erkennung „8aum“ (OCR) mittels ICR zu „Baum“ korrigiert werden.

Index: Schlagwort zu einem Dokument, welches für die Suche bereit steht. Mehrzahl: Indizes.

Indexierung: Verschlagwortung von Dokumenten zum besseren Wiederfinden.

Indizes: Mehrzahl von Index

L

Layer: („Schicht“, „Lage“) „transparente Folie“ mit Bearbeitungsvermerken, die über ein Dokument gelegt wird

M

Maskensuche: Suche nach einem Dokument über Indizes. Für jede Dokumentart können mehrere Suchmasken generiert werden, z. B. für verschiedene Abteilungen.

Metadaten: Daten zu einem archivierten Dokument (Indexinformationen, Erstellungsdatum, archivierende Person…).

Migration: Umstieg einer Software auf eine andere, konkret: Verschieben von archivierten Dokumenten in ein neues Archivsystem.

Mikrofilm: analoges Speichermedium für nicht kodierte Informationen. Früher häufig für Archivierung verwendet.

O

OCR: (Optical Character Recognition) optische Zeichenerkennung,Texterkennung.

ODBC: (Open Database Connectivity) standardisierte, herstellerunabhängige Datenbankschnittstelle auf Basis von SQL Datenbanksprache

P

PDF: (Portable Document Format) von Adobe Systems entwickeltes Dateiformat zur Plattform übergreifenden, d. h. vom Erstellungsprogramm unabhängigen, Weitergabe von Dokumenten.

Pflichtindex: Index, ohne den ein Dokument nicht archiviert werden kann / darf.

R

RAID: (Redundant Array of Independent Disks) Speicherung von Daten auf mehreren Festplatten mit Redundanzen (doppelte Datenhaltung) für eine höhere Datenverfügbarkeit bei Ausfall einer Festplatte.

Rechtestruktur: Jeder Anwender bzw. Anwendergruppen eines DMS erhalten bestimmte Rechte auf Dokumentarten und einzelne Funktionen. Datenschutz kann so auch für sensible Daten, z. B. aus der Finanzbuchhaltung, gewährleistet werden.

Revisionssicherheit: Begriff für die rechtskonforme elektronische Archivierung aufbewahrungspflichtiger bzw. -würdiger Dokumente nach HGB, AO, GoBS u. a.

S

Server (Software): Programm, das mit Clients kommuniziert und Zugang zu Diensten vermittelt.

Server (Hardware): Host.

Spooling: Trennung von Produktion und Weiterverarbeitung bzw. Ausgabe von Daten durch einen Puffer / Zwischenspeicher, z. B. bei Druckaufträgen.

SQL: (Structured Query Language) Datenbanksprache für rationale Datenbanksysteme zur Abfrage, Aktualisierung und Verwaltung von Daten.

SQL-Server: relationale Datenbanksysteme mit Abfragesprache SQL.

Stapeleinzug: automatischer Einzug von Dokumenten eines zu scannenden Stapels durch den Scanner.

Semi-Strukturierte Dokumente: Dokumente mit ähnlichem Inhalt jedoch unterschiedlichem Layout, z.B. Eingangsrechnungen verschiedener Lieferanten.

Strukturierte Dokumente: Dokumente mit ähnlichem Inhalt und gleichem Layout, z.B. Überweisungsträger, feste Formulare.

T

Texterkennung: Erkennung des Textes aus (meist papiergebundenen) Belegen und Bereitstellung dieses Volltextes für die Suche in einem DMS.

Thumbnail: Voransicht / Vorschau eines Bildes in Miniaturansicht.

TIFF: (Tagged Images File Format) Dateiformat zur Speicherung von Bildern.

TWAIN- Schnittstelle: Standard zum Austausch von Daten zwischen Bildeingabegeräten

U

Unstrukturierte Dokumente: Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt und unterschiedlichem Layout, z. B. diverser Schriftverkehr.

V

Versionierung: Historische Speicherung und Protokollierung von Änderungen bzw. Versionen eines Dokuments

Volltextsuche: Suche über ein Stichwort aus dem Text eines archivierten Dokuments.

Vorgangssteuerung: Workflow-Management

 

W

Wildcards: (engl. Begriff für die Spielkarte Joker) Platzhalter für vor oder hinter einem Begriff stehende Zeichen, typischerweise * oder %.

Workflow: (Arbeitsfluss) Digitale Abbildung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Typischer Bestandteil eines DMS.

Workflow Historie: Protokoll der im Workflow getätigten Bearbeitungen eines Dokuments.

Workflow-Stempel: Visueller Stempel in --> Layer –technik auf einem Dokument zur schnellen Ansicht eines erfolgten Workflow-Bearbeitungsschritts.

WORM: (Write once read many) Bezeichnung für Speichermedien, die nur einmal beschrieben, jedoch mehrfach gelesen werden können, z. B: CD, DVD.

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