Analyse der Druck- und Kopierlandschaft und Überführung in ein Full-Service-Konzept inkl. Workflow zum automatisierten Ablegen der Mandantenbelege
DIE SITUATION
Steuerbüro Arenknecht ist ein partnergeführtes Unternehmen mit langer Tradition am Standort. Mit fundiertem und stets aktuellem Expertenwissen bietet das Steuerbüro alle Dienstleistungen rund um steuerliche Belange.
Aufgrund der gewachsenen Strukturen und Zusammenführung der einzelnen Kanzleien stand Herr Arenknecht vor mehreren Herausforderungen: hohe Kosten und keine Transparenz, kein Management der Systeme, kein zufriedenstellender Scanprozess – Zeit vs. Kosten und Extraarbeit.
DAS PROBLEM
- Dezentrale Beschaffung
- Hohe Modellvielfalt bei lokalen und Fax-Geräten
- Analoge Kopierer
- Dezentrale Tonerbeschaffung
- Unterschiedlichste Vertragsformen und Partner
- Keine Kostentransparenz
- Fehlende Herstellerstrategie
- Umständliche Scanprozesse (Workaround)
DER LÖSUNGSANSATZ
- Analyse der Druckinfrastruktur und Aufnahme der Dokumenten-Workflows
- Kompletter Austausch aller Systeme durch moderne Druck- und Multifunktionstechnik als maßgeschneidertes Outsourcing-Modell
- Implementierung der Software um intelligente Scanprozesse abzubilden
- Proaktive Gespräche zur Weiterentwicklung des Full-Service-Konzepte
DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK
- Reibungsloser Ablauf sowie geringe Ausfallzeiten durch den einheitlichen Vertrag und die Herstellerpolitik
- Verringerung des administrativen Aufwandes
- Optimierung der Workflows im Unternehmen
- Reduzierung der Druck- und Kopierkosten
- Optimierte Scanfunktionalitäten
- Hohe Einsparungen bei den Betriebskosten von ca. 40%
