Mit neuen digitalen Arbeitsabläufen zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit im Immobilienmanagement. Schnellere Prozesse, weniger Verwaltung, mehr Kerngeschäft.
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DIE SITUATION
Die Walter Loll oHG ist eine inhabergeführte Haus- und Grundbesitzverwaltung in der West-Berliner City. Das Unternehmen betreut in dritter Generation internationale Kunden im gesamten Leistungsspektrum einer nachhaltigen Grundstücks- und Wohnungsverwaltung. Ziel des Projektes war es, die internen Arbeitsabläufe zu digitalisieren und die Attraktivität der Arbeitsplätze durch umfassende Modernisierungen zu erhöhen.
DAS PROBLEM
Durch digitale Prozesse sollte die Effizienz des Unter-nehmens gesteigert und der Umfang manueller und redundanter Tätigkeiten reduziert werden. Neue technische Voraussetzungen sollten künftig auch die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Das bereits eingesetzte ERP-System benötigte eine ergänzende Schnittstelle. Zudem war eine Verfahrensdokumentation nach gesetzlichen Anforderungen notwendig.
DER LÖSUNGSANSATZ
Nach umfassender Analyse der Geschäftsabläufe erfolgte die Digitalisierung bestehender Prozesse, wie Post- und Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Digitale Archivierung und Postausgang. Mit der unterstützenden Einführung eines Dokumentenmanagementsystems werden Dokumente künftig einmalig digitalisiert und stehen jederzeit ortsunabhängig zur Verfügung. Die neue Infrastruktur erleichtert den Dokumentenzugang und steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Alle Veränderungsprozesse wurden nach aktuellen Sicherheitsrichtlinien und mit IT-Sicherheits-Awareness-Schulungen begleitet. Ebenso wurde Walter Loll im Antragsverfahren des Förderprogramms go-digital unterstützt.
DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK
- Höchstproduktive und sichere Arbeitsprozesse aus dem Homeoffice
- Revisionssicheres und einfach bedienbares Dokumentenmanagementsystem
- Transparente und nachvollziehbare Workflows
- Schaffung eines neuen IT-Sicherheitskonzeptes
- Implementierung einer gänzlich neuen IT-Infrastruktur
- Erneuerung der bestehenden Drucklösungen
- Anwenderschulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter