Für viele Unternehmen stellen die zunehmend komplexen Prozesse der Digitalisierung eine enorme Herausforderung dar. Der Ressourcenaufwand steigt und das Personal gerät durch die Anforderungen, welche eine leistungsfähige IT an einen Betrieb stellt, unter immer größeren Zeitdruck. Managed IT Services eines professionellen Dienstleisters können hier zur Entlastung beitragen und ermöglichen dem Unternehmen, sich wieder mehr auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Was Managed Services sind und was sie leisten können, erläutert dieser Beitrag.

Managed Services – ein kurzer Überblick

Unter dem Begriff Managed Services werden im IT-Bereich Dienstleistungen zusammengefasst, die ein Unternehmen an einen externen IT-Dienstleister, den sogenannten Managed Services Provider, auslagert. Ein wichtiges Merkmal einer solchen Dienstleistung besteht darin, dass sie wiederkehrend und regelmäßig stattfindet.

Der exakte Umfang der Leistung wird vor Servicebeginn in einem Service-Level-Agreement (SLA) festgelegt. Die in diesem Dokument definierten Leistungen und Ziele dienen sowohl dem Auftraggeber als auch dem Unternehmen, das die Dienstleistung erbringt, als Maßstab, den Erfolg der Leistung zu messen.

In aller Regel sind Managed IT Services umfangreich und unterstützen Betriebe bei Verwaltung und Optimierung ihrer IT-Prozesse. Insbesondere die Möglichkeit, Aufgaben wie Managed Print Services, IT-Security, Back-up- oder Cloud-Management mittels Fernwartung durchzuführen, stellt einen entscheidenden Vorteil von Managed Services dar. Auf diese Weise können Unternehmen entscheiden, welchen Service sie tatsächlich benötigen. Darüber hinaus behält der Betrieb – anders als beim Outsourcing – auch weiterhin die volle Kontrolle über die hauseigene IT.

Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister?

In den meisten Fällen übernimmt der Dienstleister die Verantwortung für die Bereitstellung und tadellose Ausführung der IT-Services und verwaltet diese laut Service-Level-Agreement. Abhängig vom Service kommen unterschiedliche Preisstrukturen und Service-Pakete zur Anwendung. Viele Unternehmen bevorzugen eine zeitliche Abrechnungsmethode der bereitgestellten Managed IT Services. Des Weiteren existieren Modelle, die eine Dienstleistung pro Anwendung, Netzwerkanschluss oder Desktop ermöglichen. Sämtliche Leistungen sichert der Services Provider in vereinbarter Verfügbarkeit zu, indem er ein ständiges Monitoring durchführt und Redundanzen bereitstellt.

Wie funktioniert Remote Monitoring?

Managed IT-Services sind vor allem deswegen so effizient, weil der Services Provider seine Leistungen „remote“ erbringt. Dies hat zur Folge, dass aufwendige und zeitraubende Arbeiten vor Ort entfallen, da Prozesse online überwacht und gesteuert werden. Technologien, welche ursprünglich überwiegend von großen Unternehmen genutzt wurden, finden sich heute in jedem mittelständischen Betrieb. Daher erstreckt sich das Angebot von IT-Dienstleistern mittlerweile über die üblichen Services wie Fernwartung und Monitoring hinaus. Essentielle Bestandteile eines umfangreichen Managed IT-Services sind außerdem das Mobile Device Management, Verwaltung von Apps und das Print-Management.

Steuerung des Print Outputs mithilfe von Managed Print Services

Dieser Service möchte Unternehmen dabei unterstützen, den Druckeroutput zu optimieren. Da Drucker Bestandteile des hausinternen Netzwerks sind, ist es möglich, diese Hardware sowohl zentral zu warten als auch zu konfigurieren. So können alle Nutzer, die mit diesem Netzwerk verbunden sind, den gewünschten Drucker ansteuern und Druckaufträge einsehen und überwachen. Ein zusätzlicher Vorteil von Managed Print Services besteht darin, Einstellungen vorzunehmen, die den Verbrauch automatisch registrieren und melden, wenn Verbrauchsmaterial zu erneuern ist.

Diese Automatisierung führt zu einem besseren Überblick über den Ressourcenverbrauch und hilft Betrieben dabei, ihre Print-Infrastruktur effizienter zu gestalten. Laut dem Branchenverband Bitkom wenden Unternehmen in der Bundesrepublik 34 Milliarden Euro pro Jahr für das Drucken von Dokumenten auf. Dies bedeutet je nach Wirtschaftszweig zwischen 3 und 6 Prozent des gesamten Jahresumsatzes eines Unternehmens. Da sich die Kosten aus verschiedenen Quellen speisen, ist es umso wichtiger, eine zentrale Erfassung für den gesamten Print-Bereich zu generieren. Auf diese Weise wird der Verbrauch überwacht, was nicht selten zu Ressourcenschonung und Kostenreduzierung führt.

Kosten, die durch Managed Print Services analysiert werden, sind u. a.:

• indirekte Verbrauchskosten wie Wartung und Schulung der Mitarbeiter
• direkte Kosten für Toner, Stromverbrauch und Papier

Ausgaben für Druckerpapier tragen in vielen Fällen zu einem Großteil der direkten Verbrauchskosten eines Betriebes bei. Oft lässt sich zudem die Verschwendung dadurch reduzieren, dass der Verbrauch mithilfe von Managed Print Services effektiver analysiert werden kann. In der Folge finden Optimierungen durch Systematisierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen statt.

Erläuterung der Bestands- und Prozessanalyse am Beispiel der Managed Print Services

An dieser Stelle gilt es, grundsätzliche Fragen zu klären, die Aufschluss über Anzahl der Systeme und deren Ressourcenverbrauch geben können:

• Welche Druckaufträge führt ein Betrieb aus?
• Welche Mitarbeiter sind autorisiert, Druckaufträge zu starten?
• Über wie viele Drucker verfügt das Unternehmen?

Diese Fragen versetzen eine Firma dazu in die Lage, ihren Ist-Zustand zu erfassen. Anschließend erfolgt eine Festlegung des genauen Bedarfs anhand der vom Unternehmen benötigten Komponenten und Standorte der jeweiligen Drucker bzw. Multifunktionssysteme.

Der anzustrebende Soll-Zustand umfasst nun eine neue Struktur, die nicht nur Prozesse optimiert, sondern oftmals zu einer Reduzierung des Ressourcenverbrauchs führt. Managed Services arbeiten an dieser Stelle mit erweiterten Softwarelösungen zur Steuerung von Arbeitsprozessen, genauen Standortbestimmungen der einzelnen Drucksysteme und einer vollständigen Auflistung aller notwendigen Systeme bzw. Materialien.

Individuelle Lösungen für jedes Unternehmen

Prozessanalyse und Prozessoptimierung sind Vorgänge, die in gegenseitigem Vertrauen stattfinden und individuell auf die jeweilige Lage in dem Unternehmen abgestimmt sind. Denn je nach Größe und Branche des Betriebes stellen sich unterschiedliche Anforderungen an einen Services Provider. Daher ist es wichtig, individuell auszuloten, welche Services tatsächlich benötigt werden und ob bestimmte Systeme vielleicht sogar überflüssig sind.

Durch den Einsatz von Managed IT-Dienstleistungen gewinnen Unternehmen sowohl technische als auch wirtschaftliche Freiräume, ihre Aufmerksamkeit wieder vermehrt dem Kerngeschäft zu widmen. Mitarbeiter können vor allem dann innovativ arbeiten, wenn sie nicht gestört werden. Außerdem lassen sich die Ausgaben für unterschiedliche IT-Services im Voraus kalkulieren und können aufgrund transparenter Angebote komfortabel in die Finanzplanung integriert werden. Leistungen werden bei Bedarf flexibel angepasst und sind daher schnell verfügbar, ohne dass für den Betrieb zusätzliche Investitionen in neue Hardware anfallen.

Darüber hinaus arbeiten Managed Services vor allem präventiv, denn das Monitoring meldet Unregelmäßigkeiten, bevor diese in einem Unternehmen zu Problemen führen. Auf diese Weise werden nicht nur die Nerven der Mitarbeiter, sondern auch die finanziellen Ressourcen von Firmen geschont, da regelrechte Systemabstürze dank des IT-Services-Providers der Vergangenheit angehören.

Vorteile von Managed IT Services im Überblick

Verbesserte IT-Security

Laut Bitkom waren in den vergangenen Jahren drei Viertel aller deutschen Unternehmen von Cyberattacken betroffen. Professionelle IT-Services-Provider verfügen über aktuelle und effektive Software, um dieser Bedrohungslage Herr zu werden. Zudem liefern sie das nötige Know-how, Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren.

Dem Fachkräftemangel vorbeugen

Managed IT Services bietet Unternehmen daher die Chance, dem Fachkräftemangel auf innovative Art zu begegnen. Anbieter von IT-Dienstleistungen verfügen über hochqualifizierte Spezialisten auf dem Gebiet der Digitalisierung und Automatisierung, was dem Betrieb die mühsame Suche nach einer eigenen Fachkraft erspart.

Geschwindigkeit bei der Digitalisierung führt zu mehr Wettbewerbsfähigkeit

Durch die Nutzung von Managed IT Services beschleunigt sich das Tempo bei der Digitalisierung des Betriebs. Technologische Neuerungen lassen sich dank der Expertise von IT-Services-Anbietern um ein Vielfaches schneller und gründlicher integrieren. Da sich Firmen aufgrund der Dienstleistung auf aktuellem technischen Niveau befinden, sind sie der Konkurrenz häufig einen Schritt voraus. So steigern IT-Dienstleistungen nicht nur die Produktivität, sondern machen ein Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig.

Transparenz und Fokussierung

Wie alle Prozesse, die sehr viel Expertise erfordern, ist auch der IT-Sektor ein zeitintensiver Bereich. Sicherungen zu erstellen und Updates zu installieren verlangt höchste Konzentration, lenkt die Mitarbeiter jedoch häufig von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Wer diese Routineaufgaben an Profis auslagert, befreit Arbeitnehmer von belastenden Zusatztätigkeiten und schafft den nötigen zeitlichen Rahmen, den ursprünglichen Verpflichtungen nachzugehen.

Durch vertraglich vereinbarte Leistungen bieten Managed Services Anbieter Unternehmen die Möglichkeit, bei voller Kostenkontrolle IT-Aufgaben unkompliziert und flexibel an externe Experten auszulagern. Dies schafft Transparenz und den nötigen Fokus, um im Kerngeschäft konkurrenzfähig zu bleiben.