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Irren mag menschlich sein, doch in gewissen Situationen können Irrtümer erhebliche Konsequenzen mit sich bringen. Besonders die Unternehmenssicherheit bietet keinen Raum für Fehler. Deshalb sollte Passwortverlust dringend vermieden werden. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schafft Abhilfe und unterstützt Sie dabei, ihre Daten sicher zu verwahren. Auch dann, wenn das Passwort einmal fehlt. Viele Passwörter werden von Mitarbeiter*innen selbstständig festgelegt.
Ein gutes Passwort sollte möglichst lang sein und Zahlen, Zeichen und Buchstaben enthalten. Sogenannte “Klarwörter” sollten möglichst vermieden werden. Hierbei handelt es sich um Geburtstage und Namen, oder auch Namen von geliebten Haustieren. Also alles, was sich leicht erraten lässt, wenn man den Menschen kennt. Zahlenkombinationen sind am sichersten, da sie anonym sind und sich nicht aus dem Privatleben von Nutzer*innen ableiten lassen.
Leider kann es so aber auch schnell passieren, dass man sich die Passwörter einfach nicht mehr dauerhaft merken kann. Einige Menschen schreiben sich ihre Passwörter auf daher auf. Moderner ist es allerdings, einen Passwortmanager-Dienst zu benutzen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt die Nutzung eines Passwortmanagers für die Unternehmenssicherheit. Dieser speichert die Passwörter und trägt sie automatisch beim Einloggen ein. Über solche Manager kann zentral verfügt werden, um die Passwortwiederherstellung zu erleichtern. So bleiben wichtige Konten des Unternehmens nicht unnötig lange gesperrt.
Die beliebtesten deutschen Passwörter 2021
Anders verhält es sich, wenn kein Passwortmanager genutzt wird. Schnell entsteht eine unübersichtliche Zettelwirtschaft von Passwörtern, die sich nur schwer oder gar nicht zuordnen lässt. Das ist nicht nur umständlich, sondern kann auch zu erheblichen Verzögerungen im Arbeitsalltag führen. In den meisten Fällen lassen sich Passwörter nur durch Administratoren aus der IT-Abteilung zurücksetzen. Sollten diese zeitweise nicht zur Verfügung stehen, bleibt das Profil gegebenenfalls einfach gesperrt. Um Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, ihre Profile nach einem Passwortverlust eigenständig zu entsperren, sollte eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung gestellt werden. Viele Internetseiten und Online Dienstleister nutzen diese bereits, da sie als besonders zuverlässig gilt. Dazu zählen beispielsweise Google Mail oder Paypal.
Bei diesem Verfahren muss nicht nur ein Passwort eingegeben werden, sondern auch eine zusätzliche Bestätigungsoption durchgeführt werden. Für diesen Schritt wird eine weitere E‑Mail-Adresse, Telefonnummer oder Sicherheitsfrage definiert. An die E‑Mail-Adresse oder Telefonnummer wird ein Bestätigungscode gesendet, welcher anstelle des Passwortes genutzt werden kann. Im Ernstfall können Mitarbeiter*innen also immer auf die Zwei-Faktoren Authentifizierung zurückgreifen. Sollte es dann immer noch keinen Zugang geben, können die Profile in den meisten Fällen von einer Person aus der IT-Abteilung zurückgesetzt werden. Passwortzurücksetzungen sollten generell nur von Fachpersonal durchgeführt werden, um einen einheitlichen Sicherheitsstandard zu gewährleisten.
Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierungen bleiben Mitarbeiter*innen bei Passwortverlust nicht länger die Hände gebunden. Sie können selbstständig aktiv werden und im Arbeitsalltag entstehen keine großen Unterbrechungen. Zusätzlich wird die IT-Abteilung entlastet, welche nicht zwingend hinzugerufen werden muss. So lassen sich die Unternehmensdaten auch bei Passwortverlust am besten schützen und Unternehmensressourcen sparen.
