Mit diesen Tipps senken Unternehmen Ihre Druckkosten

Nach Aussage der International Data Corporation wurden im Jahr 2020 2,8 Billionen Seiten gedruckt. Zum Vergleich » Mit 2,8 Billionen A4-Ausdrucken könnte man die Fläche der Erde 182 Mal bedecken.

Mit den nachfolgenden Tipps senken Sie Ihre Druckkosten im Unternehmen sowie notwendige Wartungsintervalle Ihrer Geräte und steigern dadurch die Produktivität Ihrer Abteilungen. Denn auch die bisherigen Ausfallzeiten Ihrer Druckergeräte können signifikant reduziert werden.

Standardisieren Sie Ihre Drucker- und MFP-Geräte (Multifunction Printer)

Druckgeräte werden in der Regel beschafft, wenn ein Neugerät benötigt wird oder bestehende Druckgeräte Störungen melden. Selbst dann kann ein neuer Arbeitsplatzdrucker günstiger sein, als den alten Drucker zu reparieren. Doch je nach Bedarf, persönlichen Bedürfnissen und/ oder aktuellen Angeboten wird auf schnell und vermeintlich kostengünstig verfügbare Druckgeräte zurückgegriffen. So entwickelt sich in den Unternehmen schnell eine heterogene Druckerinfrastruktur mit verschiedenen Typen von unterschiedlichen Herstellern. Allein für das interne Tonerlage braucht es dann ein gut sortiertes System oder einen klaren Kopf, der am Ende noch durchsieht. Aber auch die stete Aktualisierung von Druckertreibern auf den entsprechenden Arbeitsplätzen kann IT-Abteilungen an die Grenzen des Machbaren bringen, um die Sicherheit der IT im Unternehmen zu gewährleisten.

Spätestens dann kann es Sinn machen, über eine einheitliche Flotte an Druckern und Multifunktionsgeräten nachzudenken und die Wartung der Geräte im besten Fall sogar auslagern zu lassen. Um Kosten und Nutzen anhand des bestehenden Druckvolumens zu berechnen und diese miteinander zu vergleichen bietet sich in der Regel eine Druckkostenanalyse der bestehenden Gerätelandschaft an. Auf Basis der Druckkostenanalyse und der Infrastruktur im Unternehmen (Arbeitsplätze und Abteilungen) wird dann ein geeignetes Konzept an Geräten und Druckvolumen erstellt. Dieses beinhaltet nicht selten des Rundum-Service von automatischen Toner- und Papierlieferungen, die zusätzliche Lagerkapazitäten obsolet machen.

Zeit und Lagerkosten sparen durch automatisierte Tonerlieferungen

Je höher die Stückzahl bei Toner-Bestellungen, desto kleiner ist der Einzelpreis. Diese reziproke Proportionalität gilt als universelle Regel im Einkauf. Unternehmen, die bereits bei der Druckkostenanalyse wissen, wie viele Druckseiten sie in den nächsten 2 bis 5 Jahren verbrauchen werden, können dementsprechend ihren Tonerverbrauch hochrechnen und damit Einzelbestellungen von Druckertonern vermeiden. Das gilt vor allem dann, wenn Drucker und MFP-Geräte die gleichen Tonertypen nutzen. Zudem sind Drucksysteme heute in der Lage Tonerstände selbstständig zu melden. So können neue Toner automatisch bestellt und versendet werden. Ausfallzeiten in den Abteilungen werden somit umgangen. Im Idealfall bieten IT-Dienstleister den Tonerwechsel als Service an, sodass sich Unternehmen überhaupt nicht mehr um eine funktionierende Druckinfrastruktur sorgen müssen. So wird sichergestellt, dass alle Drucker und MFP-Geräte in den Abteilungen immer funktionieren und keine Produktivitätsverluste durch fehlende Toner entstehen.

Print and Follow-Lösungen vermeiden Fehlausdrucke

Fehldrucke entstehen oft und vor allem in großen Abteilungen, wenn viele Mitarbeiter auf einen großen Abteilungsdrucker im Korridor drucken. Die Gründe sind vielfältig. Drucken viele Personen gleichzeitig, nehmen Kollegen oft fremde Ausdrucke mit zu ihrem Arbeitsplatz. In der Folge werden Druckjobs erneut angeschoben und Dokumente mehrmals ausgedruckt. Dann wird in der Regel für die Tonne gedruckt. Über dieses Plus freuen sich vor allem Unternehmen der mobilen Aktenentsorgung.

Bei Systemen mit Print and Follow-Lösungen werden die Druckjobs zwar am Arbeitsplatz angeschoben, können aber mit einem persönlichen Dongle oder mit persönlicher PIN-Eingabe an jedem beliebigen Druckgerät im Unternehmen, das den Service unterstützt, abgeholt werden.

Sicherheit durch Authentifizierung

Der weitere Vorteil von Print and Follow-Lösungen besteht in der Sicherheit durch die persönliche Authentifizierung per Transponderchip (Dongle) oder PIN. Der Druck wird erst nach Authentifizierung am Gerät und durch manuelle Auswahl des Dokumentes gestartet. So wird verhindert, dass beispielsweise vertrauliche Dokumente wie Arbeitsverträge in falsche Hände geraten. Ein Thema das vor allem Datenschutz- und HR-Abteilungen betrifft. Weitere Vorteile ergeben sich in der Erfassung der Druckseiten. So ermöglichen Print and Follow-Lösungen die Erfassung von Druckkosten für die einzelnen Abteilungen. Für die interne Budgetierung sowie die weitere Verrechnung von Material und Leistungen liegen die Vorteile damit auf der Hand.

Das richtige Druckverhalten

Bei allen technischen Neuerungen, mit denen heute Papier eingespart werden kann, bestimmt vor allem das persönliche Druckverhalten jedes einzelnen Mitarbeiters über ein effizientes Druckmanagement im Unternehmen. Gerade deshalb kann es nicht falsch sein, auch das richtige Druckverhalten mit einem Leitfaden in die Corporate Behaviour, dem Verhalten von Unternehmen zu integrieren. So kann jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen durch sein ganz persönlichen grünen Druckdaumen einen Beitrag zu einer besseren Welt durch weniger Papierverbrauch leisten. Hilfestellung leisten hierbei unter Umständen folgende Fragen: Muss die E-Mail wirklich ausgedruckt werden? Ist die Rechtschreibkorrektur mit MS Word erfolgt? Muss der Entwurf in Farbe gedruckt werden?

Druckkosten senken geht ganz leicht – ein Anruf reicht

Wenn auch Sie sich hier wiedererkennen und mehrere Druckgeräte unterschiedlicher Hersteller im Einsatz haben, dann kann Ihnen einen Druckkostenanalyse schnell aufzeigen, ob und vor allem wieviel Zeit und Geld Sie mir einer modernen Druckerinfrastruktur sparen würden. Wir von Horn & Görwitz bieten potentiellen Neukunden die Druckkostenanalyse für 15 € an, welche wir dann bei einer möglichen Auftragserteilung mit dem Auftragswert verrechnen. Es lohnt sich also in jedem Fall, eine Bestandsaufnahme durchführen zu lassen. Für eine Druckkostenanalyse stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.

Kosten senken ist ganz leicht – ein Anruf reicht!