Nach Aus­sa­ge der Inter­na­tio­nal Data Cor­po­ra­ti­on wur­den im Jahr 2020 2,8 Bil­lio­nen Sei­ten gedruckt. Zum Ver­gleich » Mit 2,8 Bil­lio­nen A4-Aus­dru­cken könn­te man die Flä­che der Erde 182 Mal bedecken.

Mit den nach­fol­gen­den Tipps sen­ken Sie Ihre Druck­kos­ten im Unter­neh­men sowie not­wen­di­ge War­tungs­in­ter­val­le Ihrer Gerä­te und stei­gern dadurch die Pro­duk­ti­vi­tät Ihrer Abtei­lun­gen. Denn auch die bis­he­ri­gen Aus­fall­zei­ten Ihrer Dru­cker­ge­rä­te kön­nen signi­fi­kant redu­ziert werden.

Standardisieren Sie Ihre Drucker- und MFP-Geräte (Multifunction Printer)

Druck­ge­rä­te wer­den in der Regel beschafft, wenn ein Neu­ge­rät benö­tigt wird oder bestehen­de Druck­ge­rä­te Stö­run­gen mel­den. Selbst dann kann ein neu­er Arbeits­platz­dru­cker güns­ti­ger sein, als den alten Dru­cker zu repa­rie­ren. Doch je nach Bedarf, per­sön­li­chen Bedürf­nis­sen und/ oder aktu­el­len Ange­bo­ten wird auf schnell und ver­meint­lich kos­ten­güns­tig ver­füg­ba­re Druck­ge­rä­te zurück­ge­grif­fen. So ent­wi­ckelt sich in den Unter­neh­men schnell eine hete­ro­ge­ne Dru­cke­r­in­fra­struk­tur mit ver­schie­de­nen Typen von unter­schied­li­chen Her­stel­lern. Allein für das inter­ne Toner­la­ge braucht es dann ein gut sor­tier­tes Sys­tem oder einen kla­ren Kopf, der am Ende noch durch­sieht. Aber auch die ste­te Aktua­li­sie­rung von Dru­cker­trei­bern auf den ent­spre­chen­den Arbeits­plät­zen kann IT-Abtei­lun­gen an die Gren­zen des Mach­ba­ren brin­gen, um die Sicher­heit der IT im Unter­neh­men zu gewährleisten.

Spä­tes­tens dann kann es Sinn machen, über eine ein­heit­li­che Flot­te an Dru­ckern und Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten nach­zu­den­ken und die War­tung der Gerä­te im bes­ten Fall sogar aus­la­gern zu las­sen. Um Kos­ten und Nut­zen anhand des bestehen­den Druck­vo­lu­mens zu berech­nen und die­se mit­ein­an­der zu ver­glei­chen bie­tet sich in der Regel eine Druck­kos­ten­ana­ly­se der bestehen­den Gerä­te­land­schaft an. Auf Basis der Druck­kos­ten­ana­ly­se und der Infra­struk­tur im Unter­neh­men (Arbeits­plät­ze und Abtei­lun­gen) wird dann ein geeig­ne­tes Kon­zept an Gerä­ten und Druck­vo­lu­men erstellt. Die­ses beinhal­tet nicht sel­ten des Rund­um-Ser­vice von auto­ma­ti­schen Toner- und Papier­lie­fe­run­gen, die zusätz­li­che Lager­ka­pa­zi­tä­ten obso­let machen.

Zeit und Lagerkosten sparen durch automatisierte Tonerlieferungen

Je höher die Stück­zahl bei Toner-Bestel­lun­gen, des­to klei­ner ist der Ein­zel­preis. Die­se rezi­pro­ke Pro­por­tio­na­li­tät gilt als uni­ver­sel­le Regel im Ein­kauf. Unter­neh­men, die bereits bei der Druck­kos­ten­ana­ly­se wis­sen, wie vie­le Druck­sei­ten sie in den nächs­ten 2 bis 5 Jah­ren ver­brau­chen wer­den, kön­nen dem­entspre­chend ihren Toner­ver­brauch hoch­rech­nen und damit Ein­zel­be­stel­lun­gen von Dru­cker­to­nern ver­mei­den. Das gilt vor allem dann, wenn Dru­cker und MFP-Gerä­te die glei­chen Toner­ty­pen nut­zen. Zudem sind Druck­sys­te­me heu­te in der Lage Ton­er­stän­de selbst­stän­dig zu mel­den. So kön­nen neue Toner auto­ma­tisch bestellt und ver­sen­det wer­den. Aus­fall­zei­ten in den Abtei­lun­gen wer­den somit umgan­gen. Im Ide­al­fall bie­ten IT-Dienst­leis­ter den Toner­wech­sel als Ser­vice an, sodass sich Unter­neh­men über­haupt nicht mehr um eine funk­tio­nie­ren­de Druck­in­fra­struk­tur sor­gen müs­sen. So wird sicher­ge­stellt, dass alle Dru­cker und MFP-Gerä­te in den Abtei­lun­gen immer funk­tio­nie­ren und kei­ne Pro­duk­ti­vi­täts­ver­lus­te durch feh­len­de Toner entstehen.

Print and Follow-Lösungen vermeiden Fehlausdrucke

Fehl­dru­cke ent­ste­hen oft und vor allem in gro­ßen Abtei­lun­gen, wenn vie­le Mit­ar­bei­ter auf einen gro­ßen Abtei­lungs­dru­cker im Kor­ri­dor dru­cken. Die Grün­de sind viel­fäl­tig. Dru­cken vie­le Per­so­nen gleich­zei­tig, neh­men Kol­le­gen oft frem­de Aus­dru­cke mit zu ihrem Arbeits­platz. In der Fol­ge wer­den Druck­jobs erneut ange­scho­ben und Doku­men­te mehr­mals aus­ge­druckt. Dann wird in der Regel für die Ton­ne gedruckt. Über die­ses Plus freu­en sich vor allem Unter­neh­men der mobi­len Aktenentsorgung.

Bei Sys­te­men mit Print and Fol­low-Lösun­gen wer­den die Druck­jobs zwar am Arbeits­platz ange­scho­ben, kön­nen aber mit einem per­sön­li­chen Don­gle oder mit per­sön­li­cher PIN-Ein­ga­be an jedem belie­bi­gen Druck­ge­rät im Unter­neh­men, das den Ser­vice unter­stützt, abge­holt werden.

Sicherheit durch Authentifizierung

Der wei­te­re Vor­teil von Print and Fol­low-Lösun­gen besteht in der Sicher­heit durch die per­sön­li­che Authen­ti­fi­zie­rung per Trans­pon­der­chip (Don­gle) oder PIN. Der Druck wird erst nach Authen­ti­fi­zie­rung am Gerät und durch manu­el­le Aus­wahl des Doku­men­tes gestar­tet. So wird ver­hin­dert, dass bei­spiels­wei­se ver­trau­li­che Doku­men­te wie Arbeits­ver­trä­ge in fal­sche Hän­de gera­ten. Ein The­ma das vor allem Daten­schutz- und HR-Abtei­lun­gen betrifft. Wei­te­re Vor­tei­le erge­ben sich in der Erfas­sung der Druck­sei­ten. So ermög­li­chen Print and Fol­low-Lösun­gen die Erfas­sung von Druck­kos­ten für die ein­zel­nen Abtei­lun­gen. Für die inter­ne Bud­ge­tie­rung sowie die wei­te­re Ver­rech­nung von Mate­ri­al und Leis­tun­gen lie­gen die Vor­tei­le damit auf der Hand.

Das richtige Druckverhalten

Bei allen tech­ni­schen Neue­run­gen, mit denen heu­te Papier ein­ge­spart wer­den kann, bestimmt vor allem das per­sön­li­che Druck­ver­hal­ten jedes ein­zel­nen Mit­ar­bei­ters über ein effi­zi­en­tes Druck­ma­nage­ment im Unter­neh­men. Gera­de des­halb kann es nicht falsch sein, auch das rich­ti­ge Druck­ver­hal­ten mit einem Leit­fa­den in die Cor­po­ra­te Beha­viour, dem Ver­hal­ten von Unter­neh­men zu inte­grie­ren. So kann jeder ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men durch sein ganz per­sön­li­chen grü­nen Druck­dau­men einen Bei­trag zu einer bes­se­ren Welt durch weni­ger Papier­ver­brauch leis­ten. Hil­fe­stel­lung leis­ten hier­bei unter Umstän­den fol­gen­de Fra­gen: Muss die E‑Mail wirk­lich aus­ge­druckt wer­den? Ist die Recht­schreib­kor­rek­tur mit MS Word erfolgt? Muss der Ent­wurf in Far­be gedruckt werden?

Druckkosten senken geht ganz leicht – ein Anruf reicht

Wenn auch Sie sich hier wie­der­erken­nen und meh­re­re Druck­ge­rä­te unter­schied­li­cher Her­stel­ler im Ein­satz haben, dann kann Ihnen einen Druck­kos­ten­ana­ly­se schnell auf­zei­gen, ob und vor allem wie­viel Zeit und Geld Sie mir einer moder­nen Dru­cke­r­in­fra­struk­tur spa­ren wür­den. Wir von Horn & Gör­witz bie­ten poten­ti­el­len Neu­kun­den die Druck­kos­ten­ana­ly­se für 15 € an, wel­che wir dann bei einer mög­li­chen Auf­trags­er­tei­lung mit dem Auf­trags­wert ver­rech­nen. Es lohnt sich also in jedem Fall, eine Bestands­auf­nah­me durch­füh­ren zu las­sen. Für eine Druck­kos­ten­ana­ly­se ste­hen wir Ihnen gern bera­tend zur Seite.

Kos­ten sen­ken ist ganz leicht – ein Anruf reicht!

Ansprechpartner

 Sascha Kaschade

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Sebastian Schlehofer

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