Eine schnel­le Rech­nungs­ver­ar­bei­tung, ohne viel manu­el­len Auf­wand, ist für vie­le Unter­neh­men von Bedeu­tung, um Durch­lauf­zei­ten gering zu hal­ten und Skon­to­er­trä­ge zu erhö­hen. Um die­ses Ziel zu errei­chen, bil­den vie­le Fir­men ihre inter­nen Pro­zes­se mit sog. Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­men ab. Die­se Lösun­gen ermög­li­chen es Ein­gangs­rech­nun­gen – egal ob in elek­tro­ni­scher oder in Papier­form – in einer ein­fach durch­such­ba­ren Samm­lung revi­si­ons­si­cher zu archi­vie­ren. Damit wird der gesam­te Ein­gangs­rech­nungs­pro­zess auto­ma­ti­siert in digi­ta­ler Form abge­bil­det. Alle wich­ti­gen Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen wer­den auto­ma­tisch vom Sys­tem extra­hiert. Im Anschluss wer­den die Rech­nun­gen direkt an die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter zur Bear­bei­tung wei­ter­ge­lei­tet. In den Pro­gram­men sind die Arbeits­schrit­te des Work­flows bereits vor­kon­fi­gu­riert und den­noch an die per­sön­li­chen Bedürf­nis­se anpass­bar. Daher ist eine sol­che Lösung sehr schnell ein­satz­be­reit, bleibt aber trotz­dem flexibel.

Zudem gibt es noch wei­te­re Vor­tei­le. Hier­zu gehört zum Bei­spiel, dass bei einer vor­kon­fi­gu­rier­ten Lösung die vom Gesetz­ge­ber gefor­der­te Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on bereits Bestand­teil ist. Durch zahl­rei­che Schnitt­stel­len zu gän­gi­gen ERP- und Buch­hal­tungs­sys­te­men kön­nen erzeug­te Doku­men­te auto­ma­tisch archi­viert und erstell­te Buchungs­da­ten auto­ma­tisch an das Ziel­sys­tem über­ge­ben wer­den. Eine manu­el­le Daten­über­tra­gung ent­fällt kom­plett. Je nach Inte­gra­ti­on kann auch direkt aus der Fach­an­wen­dung her­aus nach Bele­gen im Rech­nungs­ar­chiv gesucht werden.

Die Vor­tei­le des Doku­men­ten­ma­nage­ments bei der Rech­nungs­le­gung

Die Rech­nungs­be­ar­bei­tung nimmt in der Buch­hal­tung sehr viel Zeit in Anspruch. Hier müs­sen die Bele­ge erfasst, zur Wei­ter­ga­be über­mit­telt und im Anschluss kon­tiert, bezahlt und gebucht wer­den. Mit­hil­fe eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems kön­nen die Rech­nun­gen in Zukunft auto­ma­tisch erfasst und archi­viert wer­den. Dank der effi­zi­en­ten Work­flows wer­den so die Rech­nun­gen anschlie­ßend an die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter zur Wei­ter- und Frei­ga­be wei­ter­ge­lei­tet, die die­se direkt am Rech­ner oder von unter­wegs frei­ge­ben kön­nen. Die­ser Frei­ga­be­pro­zess wird damit erheb­lich beschleu­nigt sowie für alle Betei­lig­ten anschau­li­cher. Bei der Betriebs­prü­fung ach­tet der Mit­ar­bei­ter vor allem dar­auf, ob die Rech­nungs­pro­gram­me GoBD-kon­form arbei­ten. Das bedeu­tet, dass er prüft, ob die Buch­hal­tung trans­pa­rent, voll­stän­dig und nach­voll­zieh­bar ist. Mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ist dies kein Pro­blem. In dem digi­ta­len Archiv wer­den nicht nur alle Rech­nungs­be­le­ge revi­si­ons­si­cher abge­legt, son­dern zugleich die dazu­ge­hö­ri­gen Ver­trä­ge, E‑Mails und ande­re Kor­re­spon­den­zen. Durch eine Such­mas­ke ist dies zu jeder Zeit bequem abruf­bar. Zudem sind vom Ein­gangs­stem­pel in digi­ta­ler Form bis zum Zah­lungs­ver­merk alle Schrit­te am Beleg direkt doku­men­tiert. Wenn ein Prü­fer eine Ein­sicht ver­langt, kann das Unter­neh­men ent­we­der den Archiv­zu­gang mit allen not­wen­di­gen Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen oder alter­na­tiv ein mobi­les Archiv erstel­len, wel­ches der Prü­fer ein­se­hen kann.

Die Vor­tei­le des DMS sind ein effi­zi­en­tes und schnel­les For­de­rungs­ma­nage­ment, der Abbau des bestehen­den Papier­ar­chivs, eine GoBD-kon­for­me Archi­vie­rung und eine voll­stän­di­ge Doku­men­ta­ti­on des Vor­gangs. Wei­ter­hin unter­stützt Sie ein DMS durch auto­ma­ti­sche Prü­fun­gen, ob ein Doku­ment bereits exis­tiert, ob ein Lie­fe­rant im ERP-Sys­tem neu anzu­le­gen ist oder ob Pflicht­an­ga­ben gem. Umsatz­steu­er­ge­setz feh­len. Für eine schnel­le Erfas­sung der Rech­nun­gen ist mög­lich auf Ver­knüp­fun­gen des jewei­li­gen ERP-Sys­tems zurück­zu­grei­fen und vie­le Infor­ma­tio­nen auto­ma­tisch zu ergän­zen. Die ein­fa­che Recher­che und die auto­ma­ti­sche Erstel­lung von digi­ta­len Akten nach Pro­jekt- oder Vor­gangs­num­mern run­det ein sol­ches Sys­tem ab.

Dar­über hin­aus kön­nen mit moder­nen Web­for­mu­la­ren und ohne Pro­gram­mier­auf­wand Infor­ma­tio­nen prä­zi­se und sicher erfasst wer­den, womit eine Daten­er­fas­sung deut­lich ver­bes­sert und beschleu­nigt wird. Denn unle­ser­li­che Hand­schrif­ten auf Papier­for­mu­la­ren oder feh­ler­haf­te PDF gehö­ren damit der Ver­gan­gen­heit an.

Die elek­tro­ni­schen Aus- und Ein­gangs­rech­nun­gen

Schon mit einem ein­fa­chen DMS kön­nen Ein­gangs­rech­nun­gen in elek­tro­ni­scher oder Papier­form kom­for­ta­bel ver­ar­bei­tet und archi­viert wer­den, da die Work­flow-Funk­ti­on gene­rell im Lie­fer­um­fang ent­hal­ten ist. Zusätz­li­che Modu­le ermög­li­chen das Kon­tie­ren der Bele­ge, das auto­ma­ti­sche Aus­le­sen der Rech­nun­gen im jewei­li­gen For­mat und die auto­ma­ti­sche Erken­nung des Kun­den sowie das Lesen von Kopf­da­ten. Dazu gehö­ren unter ande­rem die Beleg­num­mer und das Datum. Die erfass­ten Daten kön­nen bequem an die Finanz­buch­hal­tungs­soft­ware des Unter­neh­mens über­ge­ben werden.

Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me sind für die Rech­nungs­be­ar­bei­tung elek­tro­ni­scher Ein­gangs­rech­nun­gen prä­de­sti­niert. So kann das Sys­tem jene als Anla­ge an E‑Mails ange­häng­ten Rech­nun­gen aus die­sen extra­hie­ren und als ein­zel­ne Doku­men­te anzei­gen. Das ist sinn­voll, da in der Pra­xis einer­seits gescann­te Rech­nun­gen und auch per E‑Mail ver­schick­te Rech­nun­gen bear­bei­tet wer­den müs­sen. In einem Rech­nungs­prü­fungs­ver­fah­ren kön­nen bei­de Rech­nungs­ty­pen gleich­be­han­delt werden.

Das DMS kann für die Ein­gangs­rech­nungs­prü­fung ver­wen­det wer­den. Die Arbeits­ab­läu­fe bzw. Work­flows sind indi­vi­du­ell ein­stell­bar. Mit dem Pro­gramm kön­nen die Unter­neh­men die gescann­ten und elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen schnell und ein­fach kon­tie­ren. Auch die Zah­lung mit SEPA XML ist mög­lich. Wenn eine Aus­gangs­rech­nung mit einem vom Bear­bei­ter defi­nier­ten Bear­bei­tungs­sta­tus im Pro­gramm abge­legt ist, kann es die­se auto­ma­tisch per E‑Mail an einen zu dem Doku­ment oder beim ent­spre­chen­den Kun­den hin­ter­leg­ten Emp­fän­ger sen­den. Durch die schon im Stan­dard der Pro­gram­me vor­han­de­ne Work­flow-Funk­tio­na­li­tät kön­nen die Bear­bei­ter dafür sor­gen, dass die elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen nur dann ver­sen­det wer­den, wenn die­se vor­her geprüft und frei­ge­ge­ben wor­den sind. Auf die­se Wei­se kön­nen die Bear­bei­ter auch Aus­gangs­be­le­ge wie zum Bei­spiel Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen verarbeiten.

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen ver­sen­den und empfangen

Die Ein­gangs- und Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen wer­den gleich nach dem Post­ein­gang in das DMS gescannt. Die­ses trennt die Doku­men­te anhand von Bar­codes, liest aus den gescann­ten Bele­gen mit einer bestimm­ten Logik den Absen­der und ord­net die Rech­nung auto­ma­tisch den Kun­den- bzw. den Lie­fe­ran­ten­stamm­da­ten zu. Alle Rech­nun­gen im ent­spre­chen­den For­mat (X‑Rechnung, ZUG­FeRD) kön­nen auto­ma­tisch aus­ge­le­sen und wei­ter­be­ar­bei­tet wer­den. So kann jedes Doku­ment an den zustän­di­gen Sach­be­ar­bei­ter zum Bei­spiel im Ver­trieb, im Kun­den­dienst oder in der Buch­hal­tung wei­ter­ge­lei­tet wer­den und kommt im elek­tro­ni­schen Post­korb des zustän­di­gen Mit­ar­bei­ters an.

Ein Ver­sand von Rech­nun­gen im jewei­li­gen For­mat soll die wei­te­re Ver­ar­bei­tung der Bele­ge erheb­lich effi­zi­en­ter gestal­ten. Außer der visu­el­len Dar­stel­lung des Bele­ges sind im Doku­ment schon die Buchungs­da­ten ent­hal­ten. Das Pro­gramm liest die­se Daten der Rech­nung voll­au­to­ma­tisch aus. Der Bear­bei­ter kann die­se kom­for­ta­bel und schnell wei­ter­be­ar­bei­ten und den Vor­ga­ben ent­spre­chend buchen. Über die inte­grier­ten Stan­dard­schnitt­stel­len über­ge­ben die Sach­be­ar­bei­ter die Daten an die Finanzbuchhaltung.

Durch eine elek­tro­ni­sche Erfas­sung der Ein­gangs­rech­nun­gen behal­ten die Bear­bei­ter die Kon­trol­le über alle Ter­mi­ne und Fris­ten. Ist bei­spiels­wei­se ein Mit­ar­bei­ter erkrankt, bleibt die jewei­li­ge Rech­nung nicht unbe­merkt lie­gen, son­dern wird bei­zei­ten vor Ablauf der Frist auto­ma­tisch an ver­tre­ten­de Kol­le­gen wei­ter­ge­lei­tet, wel­che die Bear­bei­tung dann über­neh­men kön­nen. Kennt der neue Bear­bei­ter den Vor­gang noch nicht, fin­det er alle nöti­gen Infor­ma­tio­nen zur Prü­fung der Inhal­te in der elek­tro­ni­schen Akte im DMS. Damit ver­lie­ren die Unter­neh­men nie mehr ein Skon­to und zugleich geht die Wahr­schein­lich­keit even­tu­el­ler Mahn­ge­büh­ren gegen Null. Dies ist vor allem des­halb sinn­voll, da in der Pra­xis sowohl gescann­te Rech­nun­gen und als auch per E‑Mail gesen­de­te Rech­nun­gen bear­bei­tet wer­den müssen.

Zudem wird das Pro­gramm für die Ein­gangs­rech­nungs­prü­fung ver­wen­det. Die Arbeits­ab­läu­fe sind hier­in indi­vi­du­ell ein­stell­bar. Der Prü­fungs­ab­lauf kann so aus­se­hen, dass beim Post­ein­gang die Ein­gangs­rech­nun­gen gescannt wer­den. Die Pos­ter­ken­nung des DMS ord­net alle Bele­ge den ent­spre­chen­den Kre­di­to­ren zu. Im Anschluss wer­den alle Daten aus den Rech­nun­gen, wie die Rech­nungs­num­mer, die Bestell­num­mer und das Datum aus­ge­le­sen und abge­spei­chert. Dann wer­den die Rech­nun­gen an die zur Prü­fung ver­ant­wort­li­chen Bear­bei­ter ver­teilt. Die jewei­li­gen Sach­be­ar­bei­ter fin­den die­se Rech­nun­gen, für wel­che sie zustän­dig sind, in dem per­sön­li­chen Post­ein­gang und bekom­men bei Bedarf vom DMS eine zusätz­li­che E‑Mail-Benach­rich­ti­gung mit dem Link zu dem ent­spre­chen­den Beleg. Der Ein­satz eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems in der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung macht sich also auf­grund einer Viel­zahl von Fak­to­ren mehr als bezahlt. Zudem lässt sich das ein­mal in das Unter­neh­men ein­ge­führ­te Sys­tem auch in ande­re Abtei­lun­gen, Berei­che und Work­flows inte­grie­ren. Pro­zes­se wer­den schnel­ler, kon­trol­lier­ter und deut­lich effizienter.

Damit Sie eine Vor­stel­lung davon bekom­men, wel­ches Poten­zi­al in der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Rech­nungs­ver­ar­bei­tung liegt, kön­nen Sie die Kos­ten­ein­spa­run­gen über­schla­gen, indem Sie die Anzahl Ihres jähr­li­chen Rech­nungs­auf­kom­mens ein- und aus­ge­hen­der Rech­nun­gen mit einem Ein­spa­rungs­be­trag von 5 bis ca. 10 € multiplizieren.

Für wei­te­re Fra­gen zum The­ma Doku­men­ten­ma­nage­ment in der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung ste­hen wir Ihnen tele­fo­nisch und per E‑Mail zur Verfügung.

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Salam Rubaii

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Doku­men­ten­ma­nage­ment | DMS

(030) 34984–135

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