Wir wagen einmal die Behauptung, dass jede/r Berufstätige in der Administration im Schnitt mindestens drei unterschiedliche Videokonferenz- bzw. Online-Meeting-Tools nennen kann – denn in der Corona Pandemie wurde der Geschäftsbetrieb an vielen Stellen auf Home-Offices oder Remote-Arbeitsplätze verlagert.
Im April 2021 belief sich allein die Zahl der aktiven Nutzer*innen von Microsoft Teams auf circa 145 Millionen. Im März des Jahres 2020 waren es noch 32 Millionen. Das ist ein sprunghafter Anstieg um mehr als 350% binnen eines Jahres. Und dennoch gilt es noch immer das nicht voll ausgeschöpfte Potenzial der bestehenden Lösungen zu entdecken. Viele Videokonferenzen laufen nicht zu 100% reibungslos laufen oder aber die Möglichkeiten der angebotenen Tools werden eher sporadisch denn vollumfänglich genutzt.
Anzahl der täglich aktiven Nutzer von Microsoft Teams weltweit bis April 2021
Technische Voraussetzungen geben den Ton an
Vor jeder Sitzung gilt es das richtige Setup zu finden und die technischen Gegebenheiten zu überprüfen. Ist das richtige Ausgabegerät (Headset) ausgewählt? Funktioniert das Mikrofon? Ist noch genug Akkuladung vorhanden (sofern man nicht am Netz steckt)? Und das Wichtigste: Ist die Internetverbindung stabil?! Idealerweise sind wir natürlich per Kabel im Netz. Denn im Wireless Lan kommt es nicht selten zu Netzabbrüchen und dem sprichwörtlichen Rauswurf aus der bestehenden Online-Session. Wer nicht weiß, wovon wir reden, der werfe den ersten Stein. Und obwohl die meisten Laptops heute mit integrierten Mikrofonen und Kameras aufwarten, ist es sinnvoll, diese vorher auch einmal zu testen. Reicht die Mikrofon-Qualität nicht aus, können externe Mikrofone, angeschlossen via Bluetooth oder USB, dieses Manko schnell beheben.
Auch funktionieren gängige Smartphone-Kopfhörer sehr gut bei genannten Online-Meetings. Das wissen wir aus erster Hand, denn Online-Meetings können durchaus auch mit dem Smartphone im Auto durchgeführt werden, wenn man es einmal physisch nicht rechtzeitig zum Termin schafft. Die Qualität bleibt auf dem Smartphone-Display und der Netzqualität im ländlichen Raum deutlich auf der Strecke. Aber wie heißt es so schön: “Dabei sein ist alles!” Im Gegenzug zu den Smartphones haben Kameras an Notebooks aber eher rudimentäre Bildauflösungen, die den heutigen HD-Standard nicht selten vermissen lassen. Bei schlechter Bildqualität ist es deshalb immer ratsam, auf eine externe Kamera umzusteigen.
Wir von Horn & Görwitz statten unsere Kunden in der Regel mit externen HD-Webcams, wie der Terra HD1080PC oder äquivalenten Logitech-Kameras aus. Durch ein einfaches Plug and Play werden die Geräte automatisch erkannt und sind direkt einsatzbereit. Doch ohne das richtige Licht, sind selbst die besten Kameras nutzlos. Deshalb sollte sich der Arbeitsplatz zumindest während des Meetings in der Nähe einer indirekten Lichtquelle, wie beispielsweise einem Fenster, befinden. In Deutschland ist die Beleuchtung von Arbeitsplätzen in der Technischen Regel für Arbeitsstätten der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin festgeschrieben. Bürolampen erzeugen starke Schatten, welche die Kamerasensoren unnötig belasten. Speziell für das Online-Format gibt es sogenannte “Ringlichter”, die sehr beliebt bei Influencern sind und quasi zum Standard-Repertoire von Videoschaffenden gehören. Sie geben dem eigens produzierten Videobild den allerletzten Schliff. Ringlichter werden direkt in Desktop-Nähe, um oder hinter der Kamera, angebracht, von wo aus sie den Bereich des Kamerabilds sehr gut und gleichmäßig ausleuchten.
Störquellen keine Chance geben
Die technischen Faktoren sollten bei besonders wichtigen Meetings bereits am Vortag getestet werden, damit genug Zeit zur Problemlösung bleibt. Hierbei gelten ähnliche Regeln wie im herkömmlichen Meetingraum. Telefone sollte vor Beginn ausgeschaltet werden! Unter Umständen reicht es auch, sie auf “stumm” zu stellen. Um zu vermeiden, dass KollegInnen Sie während des Meetings wegen Kleinigkeiten kontaktieren, sollte ein Online Kalender geführt werden. In diesem kann tagesaktuell nachgelesen werden, wann Besprechungen abgehalten werden und wie lange diese andauern. Im Home-Office sollten Haustiere und Kinder aus dem Raum entfernt werden, da diese schnell für Unruhe sorgen können. Schließen Sie alle Fenster, um Straßenlärm vorzubeugen und schalten Sie die Türklingeln im Homeoffice nach Möglichkeit aus – so kann der Paketbote nicht unwissentlich in Ihr Meeting platzen.
Um auch im Home-Office eine Arbeitsatmosphäre zu erzeugen, sollte auf die Kleidung geachtet werden. So verlockend es auch sein mag – es ist ratsam, eine Hose zu tragen. Richten Sie sich außerdem einen geregelten Arbeitsplatz ein, bestmöglich in direkter Nähe eines Fensters. Richten Sie sich dort ein, mit allen relevanten Geräten, Papier und einem Glas Wasser. Obwohl es zu vermeiden ist während Meetings zu trinken oder zu essen, lässt es sich oftmals nur schwer vermeiden. Vor allem während langatmiger Meetings ist es vollkommen verständlich, etwas trinken zu wollen. Sobald das Mikrofon deaktiviert ist, sollte sich hieran auch niemand stören. Beim Notieren und Tippen sollte das Mikrofon ebenfalls ausgeschaltet werden. Leider wird häufig unterschätzt, was für ein Lärm beim Benutzen der Tastatur entstehen kann. Dieser Lärm lenkt die anderen Zuhörer und SprecherInnen nur ab.
Die richtigen Tools machen den Unterschied
Es gibt zahlreiche Anbieter von Online-Meeting-Tools auf dem Markt. Der Teufel liegt jedoch häufig im Detail. Um die höchstmögliche Effizienz zu gewährleisten ist es wichtig, alle MitarbeiterInnen in den Gebrauch der Software einzuweisen. Deshalb sollte ständiges Wechseln der Software vermieden werden. Die meisten Betreibenden bieten Einführungskurse für einen einfachen Start an. Da die Anwendungen für viele MitarbeiterInnen Neuland sind, ist es wichtig Geduld walten zu lassen. Für Fragen, die während der Benutzung auftreten, gibt es Hilfe-Hotlines. Fragen werden in Echtzeit durch Profis beantwortet und Probleme in der Regel schnell gelöst. Programme wie Microsoft Teams bieten in kleinen und mittelständischen Unternehmen einige Funktionen, die über herkömmliche Video-Konferenzen hinausgehen.
Von Vorteil ist, dass MS Office mit seinen Anwendungen wie Word, Excel & Co. von 85% aller Büromitarbeiterinnen genutzt wird. Die Ergänzung um Microsoft Teams ist daher nur ein kleiner Schritt. Auch können Office Dokumente dank der Integration während einer Videokonferenz mit Teams leicht geöffnet und bearbeitet werden. So entsteht ein interaktiver, digitaler Workspace, denn die Office-Anwendungen sind gut aufeinander abgestimmt. Zusätzlich bietet Teams eine integrierte Chat-Funktion. So wird die Kommunikation zwischen den Beteiligten erleichtert, da keine zusätzlichen Anwendungen erforderlich sind. Es entsteht ein Microsoft-Ökosystem auf Mesoebene, das konzentriertes gemeinschaftliches Arbeiten über physische Grenzen hinaus möglich macht.
Die Moderation von Besprechungen
Jede Besprechung profitiert durch einen designierten Moderator. Dieser ist dafür zuständig die Sitzungsziele, Themen und die Sprecherfolge im Auge zu behalten. Wenn es nötig ist lenkt er die Unterhaltung auch auf die richtige Bahn zurück. Häufig übernimmt die Person, welche die Besprechung einberufen hat auch die Moderation. Bei regelmäßigen Meetings, wie Tages-Meetings, macht es Sinn, die Moderatoren regelmäßig zu wechseln. So kommt einerseits keine Eintönigkeit auf und die Moderatoren können andererseits ihre Skills weiter ausbauen.
Der Online-Knigge
Die gesellschaftlichen Regeln für Unterhaltungen lernen die meisten Menschen bereits im Kindesalter und es gibt keinen Grund, warum diese nicht auch online gelten sollten.
Folgende Grundregeln sollten eingehalten werden:
- Eine Person hat das Wort
- Unterbrechungen werden nicht geduldet
- Ausschweifende Bemerkungen werden vermieden
- Es wird aufmerksam zugehört
- Wenn auf Gesprächspartner eingegangen wird oder etwas hinzugefügt werden soll, wird dies durch die Melde-Funktion angekündigt.
- Insofern es sich um ein Meeting von unter 30 Personen handelt, sollte die Ansicht so festgelegt werden, dass alle zu sehen sind.
- Alle Beteiligten sollten ihre Kamera die gesamte Sitzung lang anhaben.
Obwohl ein aktiver Zuhörstil in einem Online-Meeting keinen Platz hat, ist es für SprecherInnen angenehmer, ihre Gegenüber reagieren zu sehen.
Interaktiv ans Ziel
Jedem/r Teilnehmer/in obliegt außerdem die Aufgabe, schüchterne teilnehmende Personen einzubinden. Hierbei ist natürlich etwas Mitgefühl gefragt, da sich nicht jeder vor der Kamera wohlfühlt. Interaktive Aufgabenteilung ist wichtig, um die Konzentration der Teilnehmenden nicht zu überbeanspruchen. Kleinere Brainstorming-Gruppen oder ein gemeinsames Arbeiten in Office-Dokumenten (zeitgleich möglich mit Office365) fördert den Zusammenhalt des Teams. Offene Fragen helfen zusätzlich, die Beteiligung am Thema zu fördern.
Mit informellen Gesprächen den Druck nehmen
Online Meetings können ziemlich anstrengend und fordernd sein. Deshalb ist es eine gute Idee, feste Pausen einzuplanen. Diese können zum Trinken oder zum Sortieren von Notizen genutzt werden. Wichtiger Bestandteil von Gesprächen ist auch der informelle Austausch. Dies gilt für normale Gespräche ebenso wie für Online-Meetings. Informelle Gespräche sind wichtig für die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, vor allem bei physischer Abwesenheit. Das Ende einer Besprechung für Small Talk zu verwenden ist deshalb empfehlenswert. So kann der Leistungsdruck der Teilnehmer*innen gesenkt werden.
Obwohl virtuelle Meetings immer häufiger eingesetzt werden, ist es unwahrscheinlich, dass sie herkömmliche Konferenzen gänzlich ersetzen werden. Es schadet jedoch nicht, sich besser mit ihnen vertraut zu machen. Sie können eine nützliche Erweiterung für den Arbeitsalltag darstellen. Besonders, um die Zusammenarbeit aus dem Home-Office einfacher zu machen!
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