Wir wagen ein­mal die Behaup­tung, dass jede/r Berufs­tä­ti­ge in der Admi­nis­tra­ti­on im Schnitt min­des­tens drei unter­schied­li­che Video­kon­fe­renz- bzw. Online-Mee­ting-Tools nen­nen kann – denn in der Coro­na Pan­de­mie wur­de der Geschäfts­be­trieb an vie­len Stel­len auf Home-Offices oder Remo­te-Arbeits­plät­ze verlagert.

Im April 2021 belief sich allein die Zahl der akti­ven Nutzer*innen von Micro­soft Teams auf cir­ca 145 Mil­lio­nen. Im März des Jah­res 2020 waren es noch 32 Mil­lio­nen. Das ist ein sprung­haf­ter Anstieg um mehr als 350% bin­nen eines Jah­res. Und den­noch gilt es noch immer das nicht voll aus­ge­schöpf­te Poten­zi­al der bestehen­den Lösun­gen zu ent­de­cken. Vie­le Video­kon­fe­ren­zen lau­fen nicht zu 100% rei­bungs­los lau­fen oder aber die Mög­lich­kei­ten der ange­bo­te­nen Tools wer­den eher spo­ra­disch denn voll­um­fäng­lich genutzt.

Anzahl der täglich aktiven Nutzer von Microsoft Teams weltweit bis April 2021


Tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen geben den Ton an

Vor jeder Sit­zung gilt es das rich­ti­ge Set­up zu fin­den und die tech­ni­schen Gege­ben­hei­ten zu über­prü­fen. Ist das rich­ti­ge Aus­ga­be­ge­rät (Head­set) aus­ge­wählt? Funk­tio­niert das Mikro­fon? Ist noch genug Akku­la­dung vor­han­den (sofern man nicht am Netz steckt)? Und das Wich­tigs­te: Ist die Inter­net­ver­bin­dung sta­bil?! Idea­ler­wei­se sind wir natür­lich per Kabel im Netz. Denn im Wire­less Lan kommt es nicht sel­ten zu Netz­ab­brü­chen und dem sprich­wört­li­chen Raus­wurf aus der bestehen­den Online-Ses­si­on. Wer nicht weiß, wovon wir reden, der wer­fe den ers­ten Stein. Und obwohl die meis­ten Lap­tops heu­te mit inte­grier­ten Mikro­fo­nen und Kame­ras auf­war­ten, ist es sinn­voll, die­se vor­her auch ein­mal zu tes­ten. Reicht die Mikro­fon-Qua­li­tät nicht aus, kön­nen exter­ne Mikro­fo­ne, ange­schlos­sen via Blue­tooth oder USB, die­ses Man­ko schnell beheben.

Auch funk­tio­nie­ren gän­gi­ge Smart­pho­ne-Kopf­hö­rer sehr gut bei genann­ten Online-Mee­tings. Das wis­sen wir aus ers­ter Hand, denn Online-Mee­tings kön­nen durch­aus auch mit dem Smart­pho­ne im Auto durch­ge­führt wer­den, wenn man es ein­mal phy­sisch nicht recht­zei­tig zum Ter­min schafft. Die Qua­li­tät bleibt auf dem Smart­pho­ne-Dis­play und der Netz­qua­li­tät im länd­li­chen Raum deut­lich auf der Stre­cke. Aber wie heißt es so schön: “Dabei sein ist alles!” Im Gegen­zug zu den Smart­pho­nes haben Kame­ras an Note­books aber eher rudi­men­tä­re Bild­auf­lö­sun­gen, die den heu­ti­gen HD-Stan­dard nicht sel­ten ver­mis­sen las­sen. Bei schlech­ter Bild­qua­li­tät ist es des­halb immer rat­sam, auf eine exter­ne Kame­ra umzusteigen.

Wir von Horn & Gör­witz stat­ten unse­re Kun­den in der Regel mit exter­nen HD-Web­cams, wie der Ter­ra HD1080PC oder äqui­va­len­ten Logi­tech-Kame­ras aus. Durch ein ein­fa­ches Plug and Play wer­den die Gerä­te auto­ma­tisch erkannt und sind direkt ein­satz­be­reit. Doch ohne das rich­ti­ge Licht, sind selbst die bes­ten Kame­ras nutz­los. Des­halb soll­te sich der Arbeits­platz zumin­dest wäh­rend des Mee­tings in der Nähe einer indi­rek­ten Licht­quel­le, wie bei­spiels­wei­se einem Fens­ter, befin­den. In Deutsch­land ist die Beleuch­tung von Arbeits­plät­zen in der Tech­ni­schen Regel für Arbeits­stät­ten der Bun­des­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­di­zin fest­ge­schrie­ben. Büro­lam­pen erzeu­gen star­ke Schat­ten, wel­che die Kame­ra­sen­so­ren unnö­tig belas­ten. Spe­zi­ell für das Online-For­mat gibt es soge­nann­te “Ring­lich­ter”, die sehr beliebt bei Influ­en­cern sind und qua­si zum Stan­dard-Reper­toire von Video­schaf­fen­den gehö­ren. Sie geben dem eigens pro­du­zier­ten Video­bild den aller­letz­ten Schliff. Ring­lich­ter wer­den direkt in Desk­top-Nähe, um oder hin­ter der Kame­ra, ange­bracht, von wo aus sie den Bereich des Kame­ra­bilds sehr gut und gleich­mä­ßig ausleuchten.

Stör­quel­len kei­ne Chan­ce geben
Die tech­ni­schen Fak­to­ren soll­ten bei beson­ders wich­ti­gen Mee­tings bereits am Vor­tag getes­tet wer­den, damit genug Zeit zur Pro­blem­lö­sung bleibt. Hier­bei gel­ten ähn­li­che Regeln wie im her­kömm­li­chen Mee­ting­raum. Tele­fo­ne soll­te vor Beginn aus­ge­schal­tet wer­den! Unter Umstän­den reicht es auch, sie auf “stumm” zu stel­len. Um zu ver­mei­den, dass Kol­le­gIn­nen Sie wäh­rend des Mee­tings wegen Klei­nig­kei­ten kon­tak­tie­ren, soll­te ein Online Kalen­der geführt wer­den. In die­sem kann tages­ak­tu­ell nach­ge­le­sen wer­den, wann Bespre­chun­gen abge­hal­ten wer­den und wie lan­ge die­se andau­ern. Im Home-Office soll­ten Haus­tie­re und Kin­der aus dem Raum ent­fernt wer­den, da die­se schnell für Unru­he sor­gen kön­nen. Schlie­ßen Sie alle Fens­ter, um Stra­ßen­lärm vor­zu­beu­gen und schal­ten Sie die Tür­klin­geln im Home­of­fice nach Mög­lich­keit aus – so kann der Paket­bo­te nicht unwis­sent­lich in Ihr Mee­ting platzen.

Um auch im Home-Office eine Arbeits­at­mo­sphä­re zu erzeu­gen, soll­te auf die Klei­dung geach­tet wer­den. So ver­lo­ckend es auch sein mag – es ist rat­sam, eine Hose zu tra­gen. Rich­ten Sie sich außer­dem einen gere­gel­ten Arbeits­platz ein, best­mög­lich in direk­ter Nähe eines Fens­ters. Rich­ten Sie sich dort ein, mit allen rele­van­ten Gerä­ten, Papier und einem Glas Was­ser. Obwohl es zu ver­mei­den ist wäh­rend Mee­tings zu trin­ken oder zu essen, lässt es sich oft­mals nur schwer ver­mei­den. Vor allem wäh­rend lang­at­mi­ger Mee­tings ist es voll­kom­men ver­ständ­lich, etwas trin­ken zu wol­len. Sobald das Mikro­fon deak­ti­viert ist, soll­te sich hier­an auch nie­mand stö­ren. Beim Notie­ren und Tip­pen soll­te das Mikro­fon eben­falls aus­ge­schal­tet wer­den. Lei­der wird häu­fig unter­schätzt, was für ein Lärm beim Benut­zen der Tas­ta­tur ent­ste­hen kann. Die­ser Lärm lenkt die ande­ren Zuhö­rer und Spre­che­rIn­nen nur ab.

Die rich­ti­gen Tools machen den Unter­schied
Es gibt zahl­rei­che Anbie­ter von Online-Mee­ting-Tools auf dem Markt. Der Teu­fel liegt jedoch häu­fig im Detail. Um die höchst­mög­li­che Effi­zi­enz zu gewähr­leis­ten ist es wich­tig, alle Mit­ar­bei­te­rIn­nen in den Gebrauch der Soft­ware ein­zu­wei­sen. Des­halb soll­te stän­di­ges Wech­seln der Soft­ware ver­mie­den wer­den. Die meis­ten Betrei­ben­den bie­ten Ein­füh­rungs­kur­se für einen ein­fa­chen Start an. Da die Anwen­dun­gen für vie­le Mit­ar­bei­te­rIn­nen Neu­land sind, ist es wich­tig Geduld wal­ten zu las­sen. Für Fra­gen, die wäh­rend der Benut­zung auf­tre­ten, gibt es Hil­fe-Hot­lines. Fra­gen wer­den in Echt­zeit durch Pro­fis beant­wor­tet und Pro­ble­me in der Regel schnell gelöst. Pro­gram­me wie Micro­soft Teams bie­ten in klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men eini­ge Funk­tio­nen, die über her­kömm­li­che Video-Kon­fe­ren­zen hinausgehen.

Von Vor­teil ist, dass MS Office mit sei­nen Anwen­dun­gen wie Word, Excel & Co. von 85% aller Büro­mit­ar­bei­te­rin­nen genutzt wird. Die Ergän­zung um Micro­soft Teams ist daher nur ein klei­ner Schritt. Auch kön­nen Office Doku­men­te dank der Inte­gra­ti­on wäh­rend einer Video­kon­fe­renz mit Teams leicht geöff­net und bear­bei­tet wer­den. So ent­steht ein inter­ak­ti­ver, digi­ta­ler Works­pace, denn die Office-Anwen­dun­gen sind gut auf­ein­an­der abge­stimmt. Zusätz­lich bie­tet Teams eine inte­grier­te Chat-Funk­ti­on. So wird die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen den Betei­lig­ten erleich­tert, da kei­ne zusätz­li­chen Anwen­dun­gen erfor­der­lich sind. Es ent­steht ein Micro­soft-Öko­sys­tem auf Meso­ebe­ne, das kon­zen­trier­tes gemein­schaft­li­ches Arbei­ten über phy­si­sche Gren­zen hin­aus mög­lich macht.

Statistik: Meistgenutzte Office-Software von Büromitarbeitern in Unternehmen in Deutschland im Jahr 2020 | Statista


Die Mode­ra­ti­on von Bespre­chun­gen

Jede Bespre­chung pro­fi­tiert durch einen desi­gnier­ten Mode­ra­tor. Die­ser ist dafür zustän­dig die Sit­zungs­zie­le, The­men und die Spre­ch­erfol­ge im Auge zu behal­ten. Wenn es nötig ist lenkt er die Unter­hal­tung auch auf die rich­ti­ge Bahn zurück. Häu­fig über­nimmt die Per­son, wel­che die Bespre­chung ein­be­ru­fen hat auch die Mode­ra­ti­on. Bei regel­mä­ßi­gen Mee­tings, wie Tages-Mee­tings, macht es Sinn, die Mode­ra­to­ren regel­mä­ßig zu wech­seln. So kommt einer­seits kei­ne Ein­tö­nig­keit auf und die Mode­ra­to­ren kön­nen ande­rer­seits ihre Skills wei­ter ausbauen.

Der Online-Knig­ge
Die gesell­schaft­li­chen Regeln für Unter­hal­tun­gen ler­nen die meis­ten Men­schen bereits im Kin­des­al­ter und es gibt kei­nen Grund, war­um die­se nicht auch online gel­ten sollten.

Fol­gen­de Grund­re­geln soll­ten ein­ge­hal­ten werden:

  • Eine Per­son hat das Wort
  • Unter­bre­chun­gen wer­den nicht geduldet
  • Aus­schwei­fen­de Bemer­kun­gen wer­den vermieden
  • Es wird auf­merk­sam zugehört
  • Wenn auf Gesprächs­part­ner ein­ge­gan­gen wird oder etwas hin­zu­ge­fügt wer­den soll, wird dies durch die Mel­de-Funk­ti­on angekündigt.
  • Inso­fern es sich um ein Mee­ting von unter 30 Per­so­nen han­delt, soll­te die Ansicht so fest­ge­legt wer­den, dass alle zu sehen sind.
  • Alle Betei­lig­ten soll­ten ihre Kame­ra die gesam­te Sit­zung lang anhaben.

Obwohl ein akti­ver Zuhör­stil in einem Online-Mee­ting kei­nen Platz hat, ist es für Spre­che­rIn­nen ange­neh­mer, ihre Gegen­über reagie­ren zu sehen.

Inter­ak­tiv ans Ziel
Jedem/r Teilnehmer/in obliegt außer­dem die Auf­ga­be, schüch­ter­ne teil­neh­men­de Per­so­nen ein­zu­bin­den. Hier­bei ist natür­lich etwas Mit­ge­fühl gefragt, da sich nicht jeder vor der Kame­ra wohl­fühlt. Inter­ak­ti­ve Auf­ga­ben­tei­lung ist wich­tig, um die Kon­zen­tra­ti­on der Teil­neh­men­den nicht zu über­be­an­spru­chen. Klei­ne­re Brain­stor­ming-Grup­pen oder ein gemein­sa­mes Arbei­ten in Office-Doku­men­ten (zeit­gleich mög­lich mit Office365) för­dert den Zusam­men­halt des Teams. Offe­ne Fra­gen hel­fen zusätz­lich, die Betei­li­gung am The­ma zu fördern.

Mit infor­mel­len Gesprä­chen den Druck neh­men
Online Mee­tings kön­nen ziem­lich anstren­gend und for­dernd sein. Des­halb ist es eine gute Idee, fes­te Pau­sen ein­zu­pla­nen. Die­se kön­nen zum Trin­ken oder zum Sor­tie­ren von Noti­zen genutzt wer­den. Wich­ti­ger Bestand­teil von Gesprä­chen ist auch der infor­mel­le Aus­tausch. Dies gilt für nor­ma­le Gesprä­che eben­so wie für Online-Mee­tings. Infor­mel­le Gesprä­che sind wich­tig für die Bezie­hun­gen zwi­schen Mit­ar­bei­ten­den, vor allem bei phy­si­scher Abwe­sen­heit. Das Ende einer Bespre­chung für Small Talk zu ver­wen­den ist des­halb emp­feh­lens­wert. So kann der Leis­tungs­druck der Teilnehmer*innen gesenkt werden.

Obwohl vir­tu­el­le Mee­tings immer häu­fi­ger ein­ge­setzt wer­den, ist es unwahr­schein­lich, dass sie her­kömm­li­che Kon­fe­ren­zen gänz­lich erset­zen wer­den. Es scha­det jedoch nicht, sich bes­ser mit ihnen ver­traut zu machen. Sie kön­nen eine nütz­li­che Erwei­te­rung für den Arbeits­all­tag dar­stel­len. Beson­ders, um die Zusam­men­ar­beit aus dem Home-Office ein­fa­cher zu machen!

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Sebastian Schlehofer

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